Zeugnissprache Anforderungen zur Bewertung beruflicher Leistungen

Die Antwort auf diese Frage ist ein Balanceakt zwischen der Wahrheitspflicht und der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers. Grundsätzlich darf und muss ein Zeugnis der Wahrheit entsprechen. Wenn ein Mitarbeiter nachweislich Gelder veruntreut hat oder durch grobes Fehlverhalten aufgefallen ist, darf dies nicht verschwiegen werden, da der Arbeitgeber sich sonst gegenüber dem neuen Arbeitgeber schadensersatzpflichtig machen könnte. Allerdings unterliegt die Darstellung der Wohlwollenspflicht. Ein einmaliger Ausrutscher nach zehn Jahren tadelloser Arbeit darf das Gesamtbild des Zeugnisses nicht prägen. Nur Tatsachen, die für die Beurteilung des Mitarbeiters insgesamt von Bedeutung sind, finden rechtmäßig Einzug in das Dokument.

In der Praxis des Jahres 2026 bedeutet dies, dass negative Fakten meist durch „Auslassung“ oder sehr subtile Codes vermittelt werden. Statt zu schreiben „Er war oft unpünktlich“, schreibt man „Er war bemüht, die Arbeitszeiten einzuhalten“. Da jeder Personaler diesen Code versteht, ist die Wahrheit gewahrt, ohne dass das Zeugnis formal als „bösartig“ eingestuft werden kann. Wenn Sie feststellen, dass ein negatives Ereignis überproportional Raum einnimmt, haben Sie gute Chancen auf eine Korrektur. Der Ankerpunkt für Gerichte ist hierbei die Frage, ob ein verständiger Arbeitgeber dieses Ereignis für so wichtig halten würde, dass es die Zukunftschancen des Mitarbeiters dauerhaft einschränken muss.

Diese Formulierung ist einer der gefährlichsten Klassiker der Zeugnissprache und entspricht in der Notenskala einer 5 oder schlechter. Das Wort „bemüht“ ist im Arbeitsrecht fast immer ein Code für völliges Scheitern. Es sagt aus, dass der Wille zwar vorhanden war, aber das Ergebnis in keiner Weise den Anforderungen entsprach. Wenn dies auf die Zusammenarbeit bezogen wird, impliziert es zudem, dass der Mitarbeiter im Team oder gegenüber Vorgesetzten als schwierig oder querulantisch wahrgenommen wurde. Die Hinzufügung von „stets“ verstärkt in diesem negativen Kontext ironischerweise nur das Ausmaß der Erfolglosigkeit.

Sollten Sie eine solche Phrase in Ihrem Zeugnis finden, müssen Sie prozessual sofort handeln. Es ist eine „Narrativa de Justificação“ des Arbeitgebers, die Sie als unfähig brandmarkt. Da die Beweislast für eine so schlechte Bewertung beim Arbeitgeber liegt, wird er vor Gericht kaum belegen können, dass Sie wirklich in jeder Hinsicht gescheitert sind. Oft reicht der Hinweis auf das Wohlwollensprinzip aus, um diese Phrase in ein neutrales „Sein Verhalten gegenüber Kollegen und Vorgesetzten war stets einwandfrei“ (Note 2) umzuwandeln. Lassen Sie sich nicht von dem scheinbar positiven Wort „bemüht“ täuschen – es ist das Gegenteil von Leistung.

Der entscheidende Unterschied zwischen Note 2 und Note 3 liegt oft in einem einzigen Wort: „stets“ (oder Synonymen wie „jederzeit“ oder „immer“). Die Note 2 lautet klassischerweise: „Er erledigte seine Aufgaben stets zur vollen Zufriedenheit“. Die Note 3 hingegen verzichtet auf die zeitliche Konstanz: „Er erledigte seine Aufgaben zur vollen Zufriedenheit“. Das Fehlen des Steigerungswortes signalisiert dem Leser, dass die Leistung zwar grundsätzlich in Ordnung war, aber Schwankungen unterlag oder nur im Durchschnittsbereich lag. In der heutigen Arbeitswelt 2026, in der ein „Gut“ der erwartete Standard ist, wirkt ein „Befriedigend“ bereits wie eine leichte Abwertung.

Rechtlich gesehen ist die Note 3 die „Basisnote“. Wenn ein Arbeitnehmer eine bessere Note verlangt, muss er beweisen, dass seine Leistungen überdurchschnittlich waren. Umgekehrt muss der Arbeitgeber beweisen, wenn er dem Mitarbeiter nicht einmal ein „Befriedigend“ zugestehen will. Wenn Sie also jahrelang Boni erhalten haben oder Ihre Zielvereinbarungen zu 100 % erfüllt wurden, ist die Note 3 prozessual angreifbar. Der Ankerpunkt für die Beweislogik sind hier Ihre Leistungsdaten. Achten Sie auch auf die Zufriedenheitsformel im Schlussabsatz: Ein „Wir danken für die geleistete Arbeit“ deutet eher auf eine 3 hin, während „Wir danken für die stets gute Zusammenarbeit“ die Note 2 untermauert.

Ja, laut § 109 der Gewerbeordnung ist es streng untersagt, Zeugnisse mit Merkmalen zu versehen, die den Zweck haben, den Arbeitnehmer über den Wortlaut hinaus zu charakterisieren. Klassische Geheimzeichen waren früher zum Beispiel ein schräg gestellter Stempel, Ausrufezeichen in Klammern oder bestimmte Unterstreichungen. Auch ein „Knick“ im Zeugnis, der beim Kopieren einen Strich erzeugt, wurde früher als Hinweis auf eine Gewerkschaftszugehörigkeit gedeutet. Im Jahr 2026 sind solche physischen Zeichen seltener geworden, wurden aber durch digitale Äquivalente ersetzt, wie etwa seltsame Formatierungen im PDF-Dokument oder das bewusste Fetthalten neutraler Wörter.

Wenn Sie solche Zeichen bemerken, haben Sie einen Anspruch auf ein „sauberes“ Zeugnis. Ein Zeugnis muss formal tadellos sein; es darf keine Flecken, Knicke oder Rechtschreibfehler enthalten, da dies als mangelnde Wertschätzung des Arbeitgebers interpretiert wird. Selbst wenn der Inhalt positiv ist, entwertet eine schlampige Form das Dokument. Ein prozessualer Tipp: Fordern Sie bei formalen Mängeln nicht nur die inhaltliche Änderung, sondern die Neuausstellung auf Original-Geschäftspapier. Ein Beweis für die Entwertung ist oft schon die bloße optische Erscheinung, die den Eindruck erweckt, der Arbeitgeber habe das Zeugnis „zwischen Tür und Angel“ erstellt, um den lästigen Mitarbeiter schnell loszuwerden.

Hier greift das Prinzip des beredten Schweigens in Kombination mit der Überbetonung von Selbstverständlichkeiten. Pünktlichkeit ist eine Grundvoraussetzung für jedes Arbeitsverhältnis. Wenn ein Arbeitgeber diese Eigenschaft in einem qualifizierten Zeugnis explizit hervorhebt, deutet dies darauf hin, dass er sonst nichts Positives über den Mitarbeiter zu berichten weiß. Es ist der klassische Code für: „Er war pünktlich da, hat aber nichts geleistet“. Besonders bei Akademikern oder Führungskräften hat die Erwähnung der Pünktlichkeit im Leistungs- oder Verhaltensbericht absolut nichts verloren und wird als Note 4 oder 5 gewertet.

In der „Narrativa de Justificação“ der Personaler wird dies oft als „Hervorhebung der Zuverlässigkeit“ getarnt. Doch die Beweishierarchie der Zeugnissprache ist eindeutig: Wichtige Kompetenzen kommen zuerst, Selbstverständlichkeiten gar nicht oder nur am Rande. Wenn Sie in Ihrem Zeugnis lesen, dass Sie „stets pünktlich“ waren, sollten Sie verlangen, dass dieser Punkt gestrichen oder durch eine wertvollere Eigenschaft ersetzt wird, wie etwa Belastbarkeit oder Eigeninitiative. Ein Anker für die Korrektur ist hier der Fokus auf die Stellenbeschreibung: Wenn Pünktlichkeit kein kritisches Erfolgskriterium Ihres Jobs war (wie etwa bei einem Fließbandarbeiter), hat sie im Zeugnis nichts zu suchen.

In der Praxis ist dies ein sehr häufiger und oft erfolgreicher Weg. Viele Vorgesetzte scheuen den zeitlichen Aufwand für das Verfassen eines detaillierten Zeugnisses und sind dankbar für einen Entwurf. Rechtlich gesehen bleibt der Arbeitgeber jedoch der Aussteller und trägt die Verantwortung für den Inhalt. Er ist nicht verpflichtet, Ihren Entwurf zu übernehmen, aber ein gut formulierter Vorschlag setzt oft den Standard für die weitere Verhandlung. Achten Sie darauf, dass Ihr Entwurf realistisch bleibt. Ein Zeugnis, das nur aus Superlativen besteht, wirkt unglaubwürdig und kann bei künftigen Arbeitgebern Misstrauen erwecken („Gefälligkeitszeugnis“).

Wenn Sie den Entwurf selbst verfassen, nutzen Sie die Gelegenheit, Ihre Erfolge und Projekte präzise zu benennen. Verwenden Sie die gängigen Codes für die Note 1 oder 2, aber streuen Sie auch individuelle Beobachtungen ein, um die Authentizität zu wahren. Ein systematischer Fehler ist es, sich selbst zu loben, ohne die Unternehmensperspektive einzunehmen. Schreiben Sie beispielsweise nicht „Ich habe viel gearbeitet“, sondern „Er identifizierte sich in hohem Maße mit den Unternehmenszielen“. Wenn der Chef unterschreibt, ist das Dokument rechtsverbindlich. Es dient dann als starker Beweisanker für Ihre Karriere, da der Arbeitgeber später kaum noch behaupten kann, die Bewertung sei falsch gewesen, wenn er sie eigenhändig unterzeichnet hat.

Die Schlussformel besteht üblicherweise aus drei Teilen: dem Grund des Ausscheidens, dem Dank für die Zusammenarbeit und dem Bedauern über das Ausscheiden sowie guten Wünschen für die Zukunft. Wenn das Bedauern fehlt (z.B. nur: „Wir danken ihm und wünschen alles Gute“), ist dies ein deutliches Signal für eine Trennung im Unfrieden. Der Arbeitgeber bringt damit zum Ausdruck, dass er froh ist, den Mitarbeiter los zu sein. Obwohl das BAG entschieden hat, dass kein erzwingbarer Anspruch auf Gefühle wie „Bedauern“ besteht, ist das Fehlen dieser Formel in der Praxis ein K.-o.-Kriterium für Spitzenzeugnisse.

Im Jahr 2026 versuchen viele Fachanwälte, diesen Anspruch über den Umweg der Widerspruchsfreiheit durchzusetzen. Wenn das Zeugnis im Hauptteil eine glatte Note 1 ausweist, das Ausscheiden am Ende aber nicht bedauert wird, ist das Dokument in sich unlogisch. Diese Inkonsistenz schadet dem Arbeitnehmer. In Verhandlungen lässt sich die Bedauernsformel oft als „Verhandlungsmasse“ einsetzen: Der Mitarbeiter verzichtet auf andere Forderungen, wenn der Arbeitgeber die Schlussformel auf den Standard einer Note 2 anhebt. Ein prozessualer Anker ist hier die Üblichkeit in der Branche: In Führungspositionen ist das Bedauern so verbreitet, dass sein Fehlen einer aktiven Abwertung gleichkommt.

Sachliche Fehler, wie ein falsches Eintrittsdatum, Rechtschreibfehler im Namen oder eine unvollständige Auflistung der Aufgabengebiete, sind rechtlich am leichtesten zu korrigieren. Hier hat der Arbeitgeber keinen Beurteilungsspielraum; Fakten müssen stimmen. In einem solchen Fall sollten Sie den Arbeitgeber schriftlich zur Nachbesserung auffordern und die korrekten Daten beilegen. Dies ist meist ein rein administrativer Vorgang, der das Verhältnis nicht belasten muss. Wichtig ist jedoch, dass Sie auch bei kleinen Fehlern auf eine Neuausstellung bestehen, da Rechtschreibfehler in einem Zeugnis immer auf den Bewerber zurückfallen („Er hat sein Zeugnis nicht einmal Korrektur gelesen“).

Prozessual gesehen sollten Sie bei sachlichen Fehlern eine kurze Frist von etwa einer Woche setzen. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um das Zeugnis auch inhaltlich noch einmal genau zu prüfen. Oft versteckt der Arbeitgeber hinter sachlichen Korrekturen neue inhaltliche Fallen. Ein Ankerpunkt für die Richtigkeit ist Ihr Arbeitsvertrag oder frühere Tätigkeitsbeschreibungen. Wenn Aufgaben fehlen, die Sie nachweislich jahrelang ausgeführt haben, liegt eine unvollständige Bewertung vor. Die Beweislast ist hier auf Ihrer Seite, da die Dokumentation Ihrer Tätigkeiten zur Aktenführungspflicht des Arbeitgebers gehört. Ein fehlerfreies Zeugnis ist Ihre „Visitenkarte“ – dulden Sie hier keine Nachlässigkeit.

In der Theorie ist die Note 3 eine durchschnittliche, solide Leistung („befriedigend“). In der harten Realität des Bewerbungsmarktes 2026 wird sie jedoch oft als „ausreichend“ oder sogar als „mangelhaft“ interpretiert. Da die meisten Bewerber Zeugnisse mit der Note 1 oder 2 vorlegen, fällt eine 3 sofort negativ auf. Sie suggeriert, dass es Probleme gab, die gerade noch so wohlwollend umschrieben wurden. Besonders in Branchen mit hohem Fachkräftemangel oder in qualifizierten Dienstleistungsberufen ist ein „befriedigend“ oft ein Grund für eine sofortige Absage, noch bevor das erste Gespräch stattgefunden hat.

Rechtlich gesehen ist das „befriedigend“ der Fixpunkt der Beweislast. Wollen Sie eine bessere Note, müssen Sie beweisen, dass Sie besser waren. Diese Hürde ist oft hoch, aber nicht unüberwindbar. In der Beratungspraxis wird oft analysiert, ob die Note 3 zum Rest der Karriere passt. Wenn Sie zuvor nur Bestnoten hatten und nun plötzlich eine 3 erhalten, ohne dass sich Ihr Aufgabengebiet geändert hat, ist dies ein starkes Indiz für eine ungerechtfertigte Abwertung. Nutzen Sie dieses Argument in der Verhandlung mit dem Arbeitgeber. Ein Zeugnis sollte Ihre Berufshistorie schlüssig fortführen. Eine Note 3 ohne triftigen Grund ist ein Bruch in Ihrer „Narrativa de Justificação“ und sollte daher fast immer angefochten werden.

Die Bindungswirkung ist ein mächtiges Instrument des Arbeitnehmerschutzes. Wenn Ihnen Ihr Arbeitgeber vor einiger Zeit (z.B. vor einem Jahr bei einem Vorgesetztenwechsel) ein Zwischenzeugnis mit der Note „gut“ ausgestellt hat, darf er im Abschlusszeugnis nicht ohne triftigen Grund davon abweichen. Ein „triftiger Grund“ wäre etwa ein schwerwiegendes Fehlverhalten oder ein massiver Leistungsabfall in der Zeit nach dem Zwischenzeugnis. Da solche Ereignisse selten sind und vom Arbeitgeber voll beweisbelastet dokumentiert werden müssen, dient das Zwischenzeugnis als Sicherheitsanker für Ihre Endnote.

In Streitfällen reicht oft der Verweis auf das Zwischenzeugnis aus, um eine Korrektur des Abschlusszeugnisses zu erzwingen. Die Gerichte argumentieren, dass der Arbeitgeber sich widersprüchlich verhält, wenn er erst lobt und dann ohne neuen Sachverhalt abwertet. Dies schützt Sie besonders bei Kündigungen durch den Arbeitgeber, bei denen die Stimmung oft vergiftet ist und der Chef versucht, Ihnen „noch eins auszuwischen“. Fordern Sie daher bei jedem internen Wechsel oder bei Anzeichen einer Krise proaktiv ein Zwischenzeugnis an. Es ist Ihre Versicherung für ein faires Abschlusszeugnis und ein unumstößlicher Beweis für Ihre bisherigen Leistungen.