Home Office: quem deve fornecer equipamentos e reembolsar despesas no teletrabalho

O teletrabalho (home office) deixou de ser exceção e virou realidade permanente em muitas empresas. Com isso, surgem dúvidas práticas: quem paga o computador? E a internet? E a cadeira ergonômica? Neste guia, você vai entender o que a CLT e a jurisprudência determinam sobre fornecimento de equipamentos, reembolso de despesas e saúde e segurança do trabalho, além de ver modelos de cláusulas úteis para acordos individuais.

O que a lei diz: base legal do teletrabalho

A Reforma Trabalhista (Lei 13.467/2017) inseriu os arts. 75-A a 75-E da CLT para disciplinar o teletrabalho, depois atualizados pela Lei 14.442/2022. O ponto-chave está no art. 75-D: “As disposições relativas à responsabilidade pela aquisição, manutenção ou fornecimento dos equipamentos tecnológicos e da infraestrutura necessária, bem como ao reembolso de despesas arcadas pelo empregado, serão previstas em contrato escrito.” Em outras palavras: a regra é contratual — e deve ser clara.

Equipamentos e infraestrutura: quem fornece?

• Computador, softwares e periféricos: podem ser fornecidos pela empresa (comodato) ou pelo empregado com reembolso. O contrato deve indicar a opção adotada.
• Internet e energia elétrica: são despesas operacionais do trabalho. Em regra, devem ser suportadas pelo empregador quando exigidas para a prestação do serviço, seja por reembolso mensal, seja por ajuda de custo.
• Móveis e ergonomia: a empresa tem dever de zelar por saúde e segurança (art. 157 da CLT). É recomendável prever cadeira ergonômica, apoio de pés e orientações de NR-17 (ergonomia), com reembolso ou fornecimento direto.

Reembolso de despesas: boas práticas

Para evitar conflito e caracterização como parcela salarial, adote um procedimento de reembolso objetivo:

1. Política escrita definindo quais custos são elegíveis (internet, energia pro rata, software, mobiliário).
2. Comprovantes (faturas, notas fiscais) anexados pelo empregado em fluxo mensal.
3. Valores de referência (ex.: até X% do plano de internet; energia por média de consumo).
4. Natureza indenizatória expressa, para não integrar base de INSS/FGTS.

Saúde e segurança: deveres no home office

Mesmo fora da sede, valem os deveres de prevenção: treinamentos sobre ergonomia, orientação de pausas, análise de riscos e disponibilização de CAT em caso de acidente típico ou doença ocupacional. A empresa pode solicitar autodeclaração do posto de trabalho com fotos e checklists (NR-17), oferecendo ajustes quando necessário.

Modelos de cláusulas contratuais (exemplos)

• Equipamentos: “A EMPREGADORA fornecerá notebook e headset em regime de comodato, cabendo ao EMPREGADO zelar e devolver em perfeito estado ao término do contrato.”
• Internet e energia: “A EMPREGADORA reembolsará, até o limite de R$ XXX/mês, despesas com internet e energia elétrica comprovadas, com natureza indenizatória.”
• Ergonomia: “A EMPREGADORA orientará o EMPREGADO quanto à NR-17, podendo custear cadeira ergonômica e apoio de pés, mediante aprovação prévia.”

Quando nasce o direito do trabalhador?

Se a atividade exige conexão e equipamentos, e o contrato é omisso, a jurisprudência tende a reconhecer reembolso ou fornecimento, sob pena de transferência indevida de riscos (art. 2º da CLT). Em casos de negativa injustificada, cabe reclamação trabalhista com pedido de devolução dos gastos e eventual indenização por danos materiais.

Passo a passo para regularizar o home office

• 1) Aditivo contratual definindo teletrabalho, jornada e responsabilidades (CLT 75-D).
• 2) Política de reembolso com itens elegíveis, limites, prazos e documentos.
• 3) Checklist de ergonomia com orientações de NR-17 e registro fotográfico.
• 4) Segurança da informação: VPN, confidencialidade e guarda de dados.
• 5) Monitoramento de produtividade por meios lícitos, sem violar privacidade.

Links úteis

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Nota: referências jurídicas — CLT, arts. 75-A a 75-E (teletrabalho); art. 2º (riscos do negócio); art. 157 (segurança e saúde). Orientações de ergonomia: NR-17.