Simples Nacional: Guia Completo para Micro e Pequenas Empresas
Panorama
O Simples Nacional é o regime tributário criado para unificar e simplificar o pagamento de impostos de microempresas e empresas de pequeno porte. Em um único documento de arrecadação, o DAS, a empresa recolhe tributos federais, estaduais e municipais. O limite anual de receita bruta para permanecer no regime é de R$ 4,8 milhões. Alguns estados e municípios adotam sublimites para ICMS e ISS; quando a receita ultrapassa o sublimite local, esses tributos passam a ser recolhidos fora do DAS, mantendo-se no Simples apenas os federais.
DAS unificado
Anexos por atividade
Fator R
Limite de R$ 4,8 mi
Sublimites de ICMS e ISS
PGDAS-D e DEFIS
Quem pode optar
Podem optar empresas com natureza empresarial, sociedade simples, EPP e ME com receita dentro do limite anual, desde que não exerçam atividades vedadas no regime e não apresentem impedimentos como participação de pessoa jurídica no capital, sociedade por ações não enquadrada, ou débitos sem parcelamento. Profissionais liberais e prestadores de serviços intelectuais são admitidos em grande parte das atividades, mas o enquadramento tributário variará conforme o anexo e o Fator R.
- Comércio e indústria com margens moderadas e folha proporcional ao faturamento.
- Serviços com folha relevante, como clínicas, escolas, TI com equipe CLT, escritórios com estrutura.
- Empresas novas que buscam conformidade simples, menor custo de cumprimento e previsibilidade.
- Participação de outra pessoa jurídica no capital social.
- Atividades financeiras, factoring, produção ou comércio de alguns bens específicos regulamentados.
- Débitos com o fisco sem negociação ativa.
Como funciona a tributação
A tributação é calculada sobre a receita bruta acumulada dos últimos 12 meses, conforme o anexo aplicável. Cada anexo possui faixas com alíquotas nominais e uma parcela a deduzir. O resultado é a alíquota efetiva, obtida pela fórmula:
Alíquota efetiva = (RBT12 × alíquota nominal − parcela a deduzir) ÷ RBT12
O DAS reúne IRPJ, CSLL, PIS, Cofins, CPP e, quando dentro do sublimite, também ICMS e ISS. O recolhimento é mensal via PGDAS-D.
Anexos do Simples
- Anexo I — comércio.
- Anexo II — indústria.
- Anexo III — serviços com incidência menor quando a folha tem peso relevante.
- Anexo IV — serviços intensivos em mão de obra com contribuição previdenciária fora do DAS.
- Anexo V — serviços intelectuais com alíquotas mais altas quando a folha é pequena.
Quando a folha de salários dos últimos 12 meses, incluídos encargos, ultrapassa 28 por cento da receita do mesmo período, determinadas atividades de serviços migram do Anexo V para o Anexo III, reduzindo a carga efetiva. A análise deve ser feita mês a mês no PGDAS-D.
Sublimites
Estados e municípios podem adotar sublimites para ICMS e ISS (comuns os valores de R$ 3,6 milhões ou R$ 1,8 milhão). Ao ultrapassar o sublimite, a empresa continua no Simples para tributos federais, mas passa a recolher ICMS e ISS em guias próprias e cumprir obrigações desses tributos fora do regime.
Obrigações acessórias
- PGDAS-D — apuração mensal e geração do DAS.
- DEFIS — declaração anual com dados econômicos e fiscais.
- Notas fiscais — emissão conforme regras locais; para comércio eletrônico, seguir obrigações do estado.
- Livros e cadastros — manutenção de documentos fiscais e contábeis, ainda que simplificados.
Exemplo de apuração
Empresa de serviços enquadrada no Anexo III, com receita acumulada de R$ 900.000 nos últimos 12 meses e faturamento do mês de R$ 60.000. A alíquota nominal e a parcela a deduzir da faixa correspondente geram alíquota efetiva aproximada (aplicando a fórmula). O percentual efetivo multiplicado pelo faturamento do mês resulta no DAS. Se a folha elevar o Fator R acima de 28 por cento, a empresa se mantém no Anexo III; se cair, pode migrar para o Anexo V com carga maior.
- Unificação de tributos em um único boleto.
- Menor custo de conformidade e previsibilidade do fluxo de caixa.
- Tratamento favorecido em licitações, acesso a crédito e menor burocracia.
- Alíquotas podem superar Lucro Presumido em margens muito baixas.
- Perda do benefício de ICMS ou ISS ao ultrapassar sublimite.
- Atividades do Anexo IV recolhem CPP fora do DAS.
Quando o Simples não compensa
- Comércio com crédito de ICMS elevado na cadeia pode preferir regimes que permitam apropriação ampla de créditos.
- Serviços de alta receita e folha pequena tendem a alíquotas efetivas maiores no Anexo V.
- Empresas próximas ao limite anual podem sofrer degrau de carga ao trocarem de faixa ou ao sair do Simples no meio do ano.
Passo a passo para aderir
- Verifique o CNAE e a elegibilidade da atividade.
- Projete a receita anual e avalie sublimites do estado e do município.
- Faça o planejamento tributário comparando Simples, Presumido e Real com base na margem e na folha.
- Solicite a opção no Portal do Simples Nacional dentro do prazo de janeiro ou em até 30 dias da abertura, observando deferimento pelo ente federado.
- Organize a contabilidade e defina rotinas de emissão de notas, apuração e pagamento do DAS.
Indicadores de decisão
Quanto maior o peso da folha e a simplicidade da operação, maior a chance de o Simples ser vantajoso.
Mapa rápido de anexos
Erros comuns
- Selecionar CNAE incompatível com o anexo e gerar alíquota indevida.
- Ignorar o Fator R e perder redução possível.
- Não acompanhar o RBT12 e cruzar o limite ou o sublimite sem planejamento.
- Emitir nota com destaque de ICMS ou ISS quando a regra local dispensa ou exige tratamento diferente.
Perguntas frequentes
Sim. Empresas novas podem optar em até 30 dias da inscrição municipal e estadual, com efeitos desde a abertura se deferida. Fora desse prazo, a entrada ocorre em janeiro.
É a receita bruta acumulada dos últimos 12 meses. Ela define a faixa do anexo e a alíquota efetiva na apuração do mês.
Depende do CNAE e do tipo de serviço. Alguns serviços oscilam entre Anexo III e V conforme o Fator R. Consulte a tabela de atividades do Simples e a legislação local.
Ultrapassagens moderadas geram saída no ano seguinte; excedentes significativos podem provocar exclusão retroativa. O acompanhamento mensal evita surpresas.
Pode. O limite de R$ 4,8 milhões vale para a soma de matriz e filiais. Empresas do mesmo grupo com sócios em comum precisam observar regras de reunião de receitas.
Não. No Anexo IV a Contribuição Previdenciária Patronal é recolhida fora do DAS sobre a folha, além do imposto apurado no PGDAS-D.
De modo geral, o regime não permite creditar ICMS nas compras como nos demais regimes. Fornecedores do Simples podem gerar crédito presumido em regras específicas do estado.
Sim, salvo hipóteses específicas de dispensa. Comércio emite NF-e ou documento fiscal do estado; serviços emite NFS-e conforme o município.
Base técnica
- Lei Complementar 123 — Estatuto da Micro e Pequena Empresa com regras de enquadramento, anexos e limites.
- Lei Complementar 155 — ajustes de limites e regras de partilha.
- Resolução CGSN 140 — procedimentos do PGDAS-D, sublimites, DEFIS e impedimentos.
- Portal do Simples Nacional — consultas de CNAE por anexo, tabelas e perguntas frequentes.
- Legislação estadual e municipal — sublimites, documentos fiscais e obrigações locais de ICMS e ISS.
Encerramento
O Simples Nacional entrega simplicidade e previsibilidade, mas exige controle rigoroso de RBT12, Fator R e sublimites. Compare cenários, mantenha a contabilidade em dia e ajuste o enquadramento sempre que a operação mudar. Com planejamento, o regime reduz burocracia, libera tempo para vender mais e sustenta a escalada da micro e pequena empresa no mercado.