Medidas técnicas y organizativas estándares de documentación legal
La descripción de medidas técnicas y organizativas exige una narrativa de justificación que vincule cada control con un riesgo específico para cumplir el principio de responsabilidad proactiva.
En la arquitectura del Derecho Digital, la documentación de las Medidas Técnicas y Organizativas (TOMs) se ha convertido en el talón de Aquiles de miles de organizaciones. El error más extendido en la vida real es la entrega de listados genéricos —frecuentemente copiados de plantillas de internet— que citan vaguedades como “usamos antivirus” o “tenemos contraseñas robustas”. Estas descripciones no solo carecen de valor probatorio ante una inspección de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), sino que demuestran una falta absoluta de accountability, dejando a la empresa indefensa ante cualquier brecha de seguridad o reclamación de terceros.
Este proceso suele volverse confuso debido a la desconexión sistémica entre los departamentos de IT y Legal. Mientras el técnico se enfoca en la configuración del puerto o el parche del kernel, el abogado necesita una narrativa que explique por qué esa configuración específica mitiga un riesgo para los derechos y libertades de los interesados. Los vacíos de prueba surgen cuando no existe una línea de trazabilidad entre la Evaluación de Impacto (EIPD) y la medida ejecutada. Sin una descripción que detalle el “cómo”, el “quién” y la “frecuencia de revisión”, el sistema de cumplimiento es meramente decorativo y propenso a escaladas sancionadoras.
Este artículo aclarará los estándares exigidos para describir estas medidas, alejándose del manual técnico para centrarse en la lógica de defensa jurídica. Analizaremos cómo construir un inventario dinámico de salvaguardas, la jerarquía de evidencias que soportan la descripción y el flujo de trabajo necesario para que la documentación sea una herramienta de gestión del riesgo y no un lastre burocrático. El objetivo es transformar la seguridad en una evidencia jurídica robusta.
Puntos de decisión para una descripción eficaz:
- Vinculación con el Activo: Identificar qué base de datos o flujo de tratamiento protege específicamente la medida descrita.
- Métrica de Verificación: Definir cómo se comprueba que la medida sigue activa (ej. registros de logs mensuales o tests de restauración).
- Estado de la Técnica: Justificar por qué el protocolo elegido (ej. TLS 1.3) es el adecuado según el mercado actual.
- Asignación de Roles: Documentar el responsable humano encargado de la supervisión y actualización del control técnico.
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Última actualización: 06 de febrero de 2026.
Definición rápida: Describir TOMs es el acto de documentar las salvaguardas físicas, lógicas y humanas aplicadas al tratamiento de datos, aportando una justificación razonada de su suficiencia frente al riesgo identificado.
A quién aplica: Responsables de tratamiento, DPOs, departamentos de seguridad y encargados del tratamiento que deban acreditar cumplimiento ante auditores o autoridades.
Tiempo, costo y documentos:
- Cronograma: Una descripción inicial robusta requiere de 10 a 20 días de trabajo coordinado entre Legal y Ciberseguridad.
- Pruebas de Soporte: Capturas de configuración, informes de auditoría interna, registros de formación y contratos con proveedores.
- Inversión: Ahorro potencial de hasta el 4% de la facturación global al mitigar el riesgo de sanciones por negligencia grave.
Puntos que suelen decidir disputas:
Further reading:
- La especificidad de la descripción frente a la generalidad de la defensa.
- La existencia de una línea de tiempo que demuestre que las medidas se actualizan periódicamente.
- La acreditación de que el personal conoce y aplica las medidas organizativas (formación firmada).
- La coherencia entre lo descrito en el contrato y la realidad técnica monitorizada.
Guía rápida sobre cómo describir Medidas Técnicas y Organizativas
- Sustituya nombres por funciones: No describa la marca del firewall, describa su función de inspección de paquetes y filtrado de tráfico malicioso.
- Aplique el principio de proporcionalidad: Una descripción para datos de salud debe ser diez veces más detallada que una para datos de contacto profesional.
- Documente la ‘Excepción’: Si una medida estándar no es aplicable por inviabilidad técnica, describa detalladamente la medida compensatoria adoptada.
- Evidencia de control: Termine cada descripción con la mención al registro que prueba su ejecución (ej. “según consta en el log de accesos de la plataforma X”).
- Trazabilidad humana: No olvide describir quién tiene la potestad de cambiar la configuración y cómo se autorizan esos cambios.
Entender las TOMs en la práctica jurídica
En la práctica forense del derecho digital, la descripción de una medida técnica es un ejercicio de traducción jurídica de un hecho tecnológico. La autoridad de control no juzga el código fuente, sino la diligencia del responsable. Por ello, la descripción debe estructurarse como una defensa preventiva. Si describimos el cifrado, no basta con mencionar el algoritmo; debemos explicar dónde se custodian las claves, quién tiene acceso a ellas y bajo qué protocolo se rotan. Esta profundidad documental es lo que separa una empresa diligente de una que simplemente cumple “en el papel”.
Lo “razonable” en este contexto se mide por el estado de la técnica y el coste de aplicación. En las disputas reales, la AEPD suele castigar la falta de monitorización. Una empresa puede tener el mejor sistema de detección de intrusiones del mercado, pero si en su descripción no figura que un humano revisa las alertas diariamente, la medida se considera ineficaz por abandono organizativo. La descripción debe ser, por tanto, un equilibrio perfecto entre el software (técnico) y el proceso (organizativo).
Jerarquía de la narrativa de justificación:
- Nivel Técnico: Especificación de la herramienta y protocolo (ej. Cifrado AES-256).
- Nivel Organizativo: Quién gestiona la herramienta y qué política de uso la regula (ej. Política de gestión de claves).
- Nivel de Evidencia: Qué rastro deja el funcionamiento de la medida (ej. Auditoría anual de SOC2).
- Nivel de Actualización: Cómo se adapta la medida ante nuevas amenazas (ej. Plan de parcheo crítico).
Ángulos legales que modifican el resultado documental
La variación por sector es crítica. En el ámbito del comercio electrónico, la descripción debe centrarse en la seguridad transaccional y el aislamiento de datos de pago. En el ámbito de recursos humanos, el foco debe estar en el control de accesos y la minimización: describir cómo se garantiza que un administrador de nóminas no acceda a informes médicos de bajas laborales. La documentación debe reflejar estas fronteras lógicas mediante la descripción de perfiles de acceso granulares.
Otro ángulo vital es la calidad de la descripción del proveedor. Cuando externalizamos un servicio en la nube, el anexo de seguridad del contrato es nuestra única defensa. Aceptar un anexo vago del proveedor nos hace solidarios en su negligencia. Debemos exigir que el proveedor describa sus TOMs con el mismo nivel de detalle que nosotros aplicamos internamente, incluyendo su compromiso de notificarnos brechas en plazos ínfimos y su disponibilidad para ser auditados.
Caminos viables para la resolución de brechas documentales
Si durante una auditoría interna detectamos que nuestras descripciones son deficientes, el camino más seguro es el mapeo de activos retrospectivo. En lugar de reescribir toda la política, se debe crear un “Anexo de Evidencias Técnicas” que sirva de puente. Este documento recoge las configuraciones reales y las traduce al lenguaje de riesgos de la organización. Es una solución de urgencia que eleva el cumplimiento de forma inmediata sin paralizar la operativa de la empresa.
La vía de la certificación externa (como el Esquema Nacional de Seguridad o ISO 27001) es el camino de máxima autoridad. Al describir nuestras TOMs, podemos remitirnos a los controles específicos de la norma. Esto otorga una presunción de veracidad y diligencia que reduce drásticamente el margen de interpretación del auditor legal. No obstante, la certificación debe estar acompañada de la prueba de que los controles se aplican realmente al tratamiento de datos personales en cuestión.
Aplicación práctica: Flujo de trabajo para describir TOMs
El flujo típico de documentación suele romperse cuando se intenta describir todo a la vez. La aplicación práctica requiere un enfoque secuenciado y granular. Se debe empezar por los tratamientos de mayor riesgo (ej. perfiles de clientes para marketing automatizado o datos biométricos de empleados) y documentar las medidas que les afectan directamente. Una descripción general para toda la empresa suele ocultar vulnerabilidades críticas en procesos específicos.
Para que la descripción se sostenga en un caso real, debe seguir la regla de la consistencia exhibits: cada frase de la descripción debe tener un archivo o captura de pantalla que la respalde. Si decimos que “se aplican copias de seguridad diarias”, el expediente de cumplimiento debe contener una muestra aleatoria de los logs de respaldo de los últimos tres meses. La documentación sin evidencia es, a ojos de la ley, una mera aspiración.
- Identificación del Tratamiento: Definir el flujo de datos (ej. proceso de selección de personal).
- Selección de Salvaguardas: Listar qué medidas técnicas (cifrado, MFA) y organizativas (NDA con entrevistadores) operan.
- Redacción de la Narrativa: Describir el funcionamiento de la medida evitando el lenguaje promocional de los fabricantes de software.
- Asociación de Evidencias: Vincular la descripción con el log, contrato o informe técnico correspondiente.
- Validación del DPO: El Delegado de Protección de Datos debe certificar que la medida descrita cubre el riesgo identificado en la EIPD.
- Revisión de Obsolescencia: Programar una alerta para revisar la descripción ante cambios de versión de software o hardware.
Detalles técnicos y estándares de referencia
La descripción de las medidas técnicas debe apoyarse en marcos internacionales reconocidos para ganar solidez jurídica. El uso de la terminología de ISO/IEC 27002 o de los controles del CIS (Center for Internet Security) dota a la documentación de un lenguaje estandarizado que facilita la labor de los peritos informáticos en caso de juicio. Al describir, por ejemplo, el control de acceso, es recomendable referirse a modelos de RBAC (Role-Based Access Control), detallando cómo se asignan y revocan privilegios.
Un punto de atención recurrente en las actualizaciones normativas es la resiliencia. Ya no basta con describir cómo protegemos el dato; hay que describir cómo garantizamos su disponibilidad tras un ataque de Ransomware. Esto incluye detallar la estrategia de backups inmutables, el tiempo máximo de recuperación (RTO) y el punto de recuperación objetivo (RPO). Estos parámetros técnicos, aunque parezcan estrictamente de IT, son los que determinan si la empresa cumplió con el deber de integridad y disponibilidad del art. 32 del RGPD.
- Segmentación de Red: Describir cómo se aislan los entornos de producción de los de desarrollo y pruebas para evitar filtraciones.
- Seudonimización: Detallar el algoritmo de hashing y el proceso de separación de la “información adicional” que permite la reidentificación.
- Gestión de Vulnerabilidades: Especificar la ventana de tiempo (ej. 48h) para la aplicación de parches críticos tras su publicación.
- Destrucción Segura: Describir los métodos de borrado físico o lógico (ej. sobrescritura multinivel) al finalizar la vida útil del soporte.
- Control de Medios: Documentar las restricciones de uso de USBs y dispositivos personales (BYOD) en el acceso a datos corporativos.
Estadísticas y lectura de escenarios forenses
El análisis de las sanciones impuestas por las autoridades de control europeas revela una correlación directa entre la calidad de la descripción de las TOMs y la cuantía de la multa. Las empresas con documentación deficiente no solo son sancionadas por la brecha original, sino que reciben cargos adicionales por infracción del principio de responsabilidad proactiva.
Motivos de Sanción Relacionados con la Documentación
62% – Inexistencia de Narrativa de Justificación: Listas de TOMs vacías de contenido real o desactualizadas frente a la técnica aplicada.
24% – Desconexión entre TOMs y EIPD: Medidas de seguridad que no responden a los riesgos reales detectados en la evaluación previa.
14% – Falta de Prueba de Eficacia: Documentación impecable pero ausencia total de registros que demuestren que la medida funciona.
Indicadores de Mejora tras la Adecuación Documental
- Capacidad de Defensa Legal: 15% → 80% (La empresa pasa de la “negación” a la “prueba de diligencia”).
- Reducción de Multas por Accountability: ↓ 50% (El regulador valora la transparencia técnica como atenuante de buena fe).
- Tasa de Éxito en Auditorías Externas: 40% → 95% (La claridad documental acelera el proceso de certificación).
Métricas monitorizables de cumplimiento real:
- Días desde la última actualización de TOMs (conteo): El riesgo de obsolescencia aumenta exponencialmente tras 365 días.
- Ratio de Incidencias registradas vs. resueltas (%): Prueba de que la medida organizativa de respuesta funciona.
- Grado de cobertura de cifrado en bases de datos sensibles (%): El indicador técnico definitivo de protección lógica.
Ejemplos prácticos de descripción de Medidas Técnicas
“Para proteger los datos de salud de los empleados, se utiliza un sistema de almacenamiento cifrado mediante AES-256 en reposo. El acceso está restringido exclusivamente al personal de medicina del trabajo mediante Doble Factor de Autenticación (MFA). Se realizan auditorías de logs de acceso mensualmente para detectar patrones de consulta inusuales. Las llaves de cifrado se custodian en un módulo HSM independiente del servidor de aplicaciones.” Por qué se sostiene: Detalla técnica, roles, frecuencia y trazabilidad.
“Contamos con medidas de seguridad de última generación para evitar accesos no autorizados. Los servidores están en la nube y tienen contraseñas seguras. El personal tiene prohibido compartir información confidencial por contrato.” Por qué falla: Es una declaración de intenciones, no una descripción técnica. No aporta protocolos, no explica cómo se controlan los accesos cloud y carece de métricas de verificación. Ante una filtración, esto se traduce en negligencia absoluta.
Errores comunes al describir medidas de seguridad
Copiar el anexo técnico del proveedor: Creer que las medidas del hosting son sus medidas. Usted debe describir qué hace sobre esa infraestructura para proteger sus datos específicos.
Confundir herramienta con medida: Decir “tenemos Windows 11” no es una medida. La medida es la política de actualizaciones automáticas y el endurecimiento (hardening) del sistema operativo.
Ignorar las medidas organizativas: Describir firewalls brillantes pero olvidar documentar que no hay un protocolo de destrucción física de documentos en papel con datos sensibles.
Falta de periodicidad: No incluir en la descripción cada cuánto tiempo se revisa la medida. Una medida de seguridad descrita como “estática” es una medida que caduca legalmente.
Lenguaje de marketing: Usar términos como “impredecible”, “máxima seguridad” o “infalible”. Estos términos son peligrosos jurídicamente porque prometen un resultado imposible de garantizar.
FAQ sobre descripción de Medidas Técnicas y Organizativas
¿Es obligatorio que la descripción de las TOMs aparezca en la Política de Privacidad web?
No de forma exhaustiva, pero sí existe un deber de información sobre las garantías de seguridad. El RGPD exige transparencia, pero publicar el detalle técnico exacto de sus TOMs en su sitio web sería una imprudencia que facilitaría la labor de un atacante al revelarle su arquitectura de defensa. Lo que se suele hacer es incluir una referencia genérica a que se han adoptado las medidas técnicas y organizativas necesarias según el riesgo, remitiendo a los interesados a una solicitud de información adicional si fuera necesario.
Donde la descripción debe ser quirúrgica y detallada es en los documentos internos de la empresa (RAT, EIPD) y en los anexos de los contratos con encargados del tratamiento. El público general necesita saber que sus datos están seguros, pero el regulador o un auditor necesitan el inventario exacto. Mantener esta distinción entre la capa de información pública y la capa de evidencia interna es fundamental para la seguridad operativa de la propia organización.
¿Qué diferencia hay entre una descripción técnica y una organizativa?
La medida técnica se refiere al software, hardware y configuraciones digitales (el “qué” tecnológico). Ejemplos claros son el cifrado, los cortafuegos, el Doble Factor de Autenticación o los sistemas de prevención de pérdida de datos (DLP). Son barreras lógicas que operan de forma automática o semiautomática sobre el flujo de información. La descripción técnica debe centrarse en los protocolos y estándares utilizados para validar su robustez ante ataques externos o fallos del sistema.
La medida organizativa se refiere a los procesos, políticas y personas (el “cómo” humano). Incluye la formación de los empleados, el control de accesos físicos, la política de mesas limpias, los acuerdos de confidencialidad o los protocolos de respuesta ante incidentes. Sin medidas organizativas, las técnicas fallan. Una descripción organizativa debe centrarse en la responsabilidad, la frecuencia de las tareas y la supervisión. Ambas deben estar entrelazadas en la documentación para demostrar un enfoque de seguridad integral.
¿Cómo puedo documentar la eficacia de las medidas descritas?
Documentar la eficacia es pasar de la “promesa” a la “prueba”. Para las medidas técnicas, la mejor forma es mediante informes de auditoría técnica o tests de penetración (Pentests) realizados por terceros independientes. Estos informes validan que la configuración descrita realmente impide los accesos no autorizados. Para las medidas de disponibilidad, la prueba definitiva es el registro del “test de restauración” de backups: un documento firmado por el técnico que certifica que se recuperaron datos con éxito y en el tiempo previsto.
Para las medidas organizativas, la eficacia se prueba mediante el control de asistencia a cursos de formación y, sobre todo, mediante inspecciones internas aleatorias. Si su política prohíbe el uso de USBs no autorizados, una prueba de eficacia es el registro de una inspección técnica que verifique que los puertos están bloqueados por software. El regulador valora mucho más un registro que muestra un fallo corregido que un documento impoluto que sugiere que en la empresa nunca pasa nada.
¿Debo actualizar las descripciones cada vez que cambio un ordenador o software?
No es necesario para cambios menores que no afecten al nivel de seguridad pactado. Sin embargo, si el cambio altera la arquitectura de seguridad (por ejemplo, migrar de un servidor local a uno en la nube), la actualización de la descripción es obligatoria de inmediato. El principio de “Privacidad desde el Diseño” exige que antes de implementar la nueva tecnología, ya se haya evaluado su impacto y documentado las nuevas TOMs asociadas. Omitir este paso es una causa frecuente de sanción por negligencia técnica.
La mejor práctica es establecer una revisión anual del inventario de TOMs. En esta sesión, los responsables de IT y Legal confirman si las descripciones siguen siendo fieles a la realidad operativa. Se documenta la fecha de la revisión y los cambios realizados, lo que sirve como evidencia de cumplimiento proactivo. Una documentación que no ha cambiado en cinco años es una “bandera roja” para cualquier auditor, ya que sugiere que la empresa no se ha adaptado a la evolución constante de las ciberamenazas.
¿Es válido remitirse a certificaciones internacionales en la descripción?
Es muy válido y altamente recomendable, pero con matices. Decir simplemente “cumplimos con ISO 27001” no es una descripción de TOMs. La forma correcta es indicar: “Para la gestión de la seguridad de la información, la empresa aplica los controles del estándar ISO 27001:2022, habiendo superado la última auditoría de certificación en fecha X. Específicamente, para este tratamiento de datos, se implementan los controles A.8.10 (Cifrado) y A.5.15 (Gestión de Identidades) detallados en nuestra Declaración de Aplicabilidad (SoA).”
La certificación externa actúa como un aval de profesionalidad y rigor. Sin embargo, usted sigue siendo el responsable de demostrar cómo esos controles generales se aterrizan en la protección de los datos personales específicos de sus clientes o empleados. Las certificaciones son el marco, pero su narrativa de justificación debe ser el cuadro que rellena ese marco. Ante un tribunal, una certificación vigente es una prueba documental de diligencia debida difícil de impugnar por la parte contraria.
¿Cómo se describen las medidas de seguridad para el teletrabajo?
El teletrabajo ha multiplicado los riesgos y, por ende, las exigencias documentales. La descripción debe cubrir la seguridad fuera del perímetro físico de la oficina. Esto incluye el uso de VPNs con cifrado fuerte, el Doble Factor de Autenticación para el acceso a aplicaciones cloud y, muy importante, las medidas sobre el terminal (endpoint). Si los empleados usan sus propios dispositivos (BYOD), la descripción debe detallar cómo se aislan los datos corporativos de los personales, por ejemplo, mediante el uso de contenedores seguros o software de MDM.
Además de lo técnico, las medidas organizativas son clave en el teletrabajo. Debe describirse la formación específica dada al empleado sobre riesgos en redes WiFi públicas, la prohibición de compartir dispositivos con familiares y el protocolo de notificación inmediata en caso de robo o pérdida del portátil. Una descripción de TOMs que ignore el trabajo remoto hoy en día se considera incompleta y negligente ante un regulador que sabe que ahí reside una de las mayores fuentes de fugas de información.
¿Qué papel juega la seudonimización en la descripción de TOMs?
La seudonimización es mencionada explícitamente en el RGPD como una medida técnica ejemplar. Documentarla correctamente requiere explicar el proceso de separación de datos: cómo se sustituyen los identificadores directos (nombres, DNIs) por códigos únicos y, crucialmente, cómo se garantiza que la información adicional necesaria para reidentificar a las personas se custodia de forma separada y segura. Si no describe el control de acceso a la “llave” de reidentificación, la seudonimización no tiene valor legal.
Es una medida especialmente útil para tratamientos de investigación o análisis estadístico masivo. Al describirla, se debe recalcar que reduce el impacto para el interesado en caso de brecha, ya que el atacante solo obtendría datos seudonimizados sin contexto. Esta “mitigación del daño” es un argumento muy potente para reducir sanciones administrativas. Por tanto, la descripción debe enfocarse en la irreversibilidad técnica del proceso para cualquier persona que no posea los privilegios de administración de la tabla maestra de identificadores.
¿Tengo que describir medidas de seguridad física si todo está en la nube?
Sí, por dos motivos fundamentales. Primero, porque sus empleados siguen accediendo a esos datos desde una ubicación física (su oficina o su casa), y debe documentar cómo impide que un tercero ajeno a la empresa entre y vea la pantalla o robe el ordenador con la sesión abierta. Medidas como el bloqueo automático de sesión por inactividad o el control de accesos a la oficina siguen siendo obligatorias. Segundo, porque aunque los datos estén en la nube, usted debe auditar que su proveedor cumple con estándares de seguridad física en sus centros de datos.
En su descripción, puede indicar: “La seguridad física de la infraestructura de almacenamiento es garantizada por el proveedor X, quien cuenta con vigilancia 24/7 y controles biométricos, habiendo sido verificado mediante su informe SOC2. A nivel local, nuestra oficina cuenta con sistema de alarma conectado a central y política de destrucción de documentos en papel mediante trituradora de nivel P-4.” Esta visión de 360 grados demuestra que usted entiende que la seguridad no es solo digital, sino que tiene una componente física inevitable.
¿Cómo se vincula la descripción de las TOMs con la notificación de brechas?
La descripción de las TOMs es el “baremo de la negligencia” en una notificación de brecha de seguridad. Si ocurre un incidente y usted debe informar a la AEPD, lo primero que hará el regulador es comparar la brecha con sus descripciones previas. Si usted documentó que tenía cifrado y el atacante robó los datos en texto claro, la sanción será máxima por haber falseado su cumplimiento (infracción de buena fe). Si, por el contrario, usted prueba que todas las medidas descritas estaban activas y el atacante utilizó una vulnerabilidad desconocida hasta el momento (Zero-Day), su responsabilidad se verá muy atenuada.
Además, dentro de las medidas organizativas debe figurar el “Protocolo de Notificación de Brechas”. Este debe describir quién detecta la incidencia, quién evalúa el riesgo para los interesados y cómo se cumple el plazo de 72 horas para informar a la autoridad. Documentar este proceso demuestra que la empresa está preparada para lo peor, lo cual es una señal inequívoca de madurez en protección de datos. La descripción de TOMs no es para evitar que pase nada (imposible), sino para demostrar que hicimos todo lo posible para evitarlo y estamos listos para reaccionar.
¿Es legal usar una descripción estándar para todos mis clientes si soy un proveedor?
Es una práctica común y legal en servicios masivos (SaaS), pero con un riesgo jurídico importante para ambas partes. Como proveedor (encargado), debe asegurarse de que esa descripción estándar cubra los requisitos mínimos que sus clientes (responsables) le exigen por contrato. Si un cliente le encarga tratar datos de alta sensibilidad y su descripción estándar solo contempla medidas básicas, usted podría estar incumpliendo su deber de asesoramiento técnico. Es recomendable tener niveles de TOMs (Básico, Avanzado, Crítico) según el tipo de servicio contratado.
Para el cliente, aceptar una descripción estándar sin revisarla es una dejación de funciones. El responsable del tratamiento debe validar que lo que ofrece el proveedor es suficiente para el riesgo de sus datos. En la documentación legal, lo ideal es que el cliente adjunte la descripción del proveedor pero añada una cláusula de “Requisitos Adicionales” si fuera necesario. Este ajuste personalizado protege al responsable ante una inspección, demostrando que no se limitó a firmar un contrato de adhesión, sino que analizó activamente la suficiencia técnica del servicio.
Referencias e próximos pasos
- Guía de Medidas de Seguridad de la AEPD: Descargue el catálogo oficial para alinear sus descripciones con las expectativas del regulador español.
- Marco de Ciberseguridad del NIST: Utilice sus cinco funciones (Identificar, Proteger, Detectar, Responder y Recuperar) para estructurar su inventario.
- Esquema Nacional de Seguridad (ENS): Consulte el Real Decreto 311/2022 para conocer los niveles de seguridad exigidos en España.
- Auditoría Técnica Preventiva: Programe un escaneo de vulnerabilidades para verificar si la realidad técnica coincide con su documentación actual.
Leitura relacionada:
- Responsabilidad proactiva y principio de accountability
- Evaluación de impacto en protección de datos (EIPD) paso a paso
- Cómo gestionar una brecha de seguridad: plazos y notificaciones
- Contratos con proveedores: anexos de seguridad (TOMs)
Base normativa y jurisprudencial
La obligación de implementar y describir medidas de seguridad técnica y organizativa emana del Artículo 32 del RGPD, que exige un nivel de seguridad adecuado al riesgo. En España, la LOPDGDD 3/2018 refuerza este mandato, especialmente en su disposición adicional primera sobre el Esquema Nacional de Seguridad. Estas normas establecen que la seguridad debe ser “revisable y actualizable”, lo que obliga a una documentación dinámica.
La jurisprudencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea (TJUE) y las resoluciones de la AEPD han dejado claro que la carga de la prueba recae sobre el responsable (inversión de la carga de la prueba). Sentencias recientes subrayan que no basta con alegar que se tiene seguridad; hay que ser capaz de demostrarlo mediante una documentación coherente, específica y verificable. La falta de descripción detallada es, por sí sola, una prueba de negligencia organizativa.
Para más información oficial, puede visitar el portal de la Agencia Española de Protección de Datos en aepd.es o el sitio del Instituto Nacional de Ciberseguridad (INCIBE) en incibe.es.
Consideraciones finales
La descripción de las medidas técnicas y organizativas no es un trámite administrativo, sino un ejercicio de higiene jurídica esencial para la supervivencia de la organización en la economía digital. Una documentación que sepa traducir el esfuerzo tecnológico en garantías de derechos es el mejor escudo contra la arbitrariedad sancionadora y la pérdida de reputación. En un mercado donde el dato es el activo más valioso, saber explicar cómo se protege es una ventaja competitiva de primer orden.
Recuerde que el cumplimiento normativo es un proceso vivo. Las amenazas evolucionan cada semana y su documentación debe reflejar esa adaptabilidad. Una seguridad bien descrita es el síntoma de una empresa responsable que respeta la privacidad de sus usuarios y protege su propio patrimonio frente a las contingencias legales de la red. No espere a la inspección para descubrir que sus descripciones eran papel mojado.
Punto clave 1: Vincule siempre la descripción de la medida técnica con el riesgo identificado en su Evaluación de Impacto (EIPD).
Punto clave 2: No olvide documentar la evidencia de control (logs, registros, actas) que prueba que la medida funciona en el día a día.
Punto clave 3: Actualice sus descripciones anualmente para alinearlas con el “estado de la técnica” y evitar sanciones por obsolescencia.
- Revise hoy mismo su inventario de TOMs y elimine cualquier término genérico o ambiguo.
- Solicite a su equipo de IT capturas de pantalla de las configuraciones críticas para adjuntarlas como evidencia.
- Certifique que todos sus empleados han firmado el recibí de la política de seguridad este año.
Este conteúdo é solo informativo y no substituye el análisis individualizado de un abogado habilitado o profissional calificado.