Substituição Tributária no ICMS-ST: Regras, Responsabilidades e Impactos para Empresas
Panorama
A Substituição Tributária do ICMS é um regime em que a responsabilidade pelo recolhimento do imposto de toda a cadeia é atribuída a um contribuinte específico. O objetivo é antecipar o recolhimento, reduzir sonegação e simplificar a fiscalização. Para quem vende, compra ou distribui mercadorias abrangidas, entender quem paga, como calcular e quando pedir ressarcimento ou complementar evita autuações e melhora o fluxo de caixa.
Substituto
Substituído
MVA ou IVA
PMPF e preço tabelado
GNRE
Ressarcimento
Complemento
Conceito e objetivos
No ICMS-ST o imposto devido nas etapas futuras é recolhido de forma antecipada pelo substituto tributário — normalmente o fabricante, o importador ou o primeiro atacadista. Os demais integrantes da cadeia são os substituídos. A ideia é concentrar a arrecadação em poucos contribuintes, diminuir o custo de fiscalização e garantir que o imposto chegue ao destino final embutido no preço.
Quem responde pela tributação
- Retém e recolhe o ICMS próprio e o ICMS-ST da cadeia seguinte.
- Destaca a base e o valor da ST na nota fiscal.
- Entrega obrigações acessórias específicas e recolhe via GNRE nas saídas interestaduais quando for o caso.
- Recebe mercadoria com ICMS-ST já recolhido.
- Em regra, não destaca ICMS nas saídas subsequentes dentro do mesmo estado e do mesmo segmento.
- Pode ter direito a ressarcimento em hipóteses previstas ou obrigação de complemento.
Base de cálculo
A base presumida das operações futuras pode ser definida por diferentes critérios. O edital, o convênio e o regulamento estadual indicam qual se aplica ao produto.
Preço tabelado
Quando há preço fixo por órgão regulador ou fabricante, este valor é a base.
PMPF
O Preço Médio Ponderado ao Consumidor Final é apurado por pesquisas do estado e usado em setores como combustíveis e bebidas.
MVA ou IVA
Na ausência de preço tabelado ou PMPF, utiliza-se a Margem de Valor Agregado para projetar o preço final. A MVA pode ser original para operações internas e ajustada em interestaduais, considerando diferenças de alíquotas entre origem e destino.
Alíquota e cálculo
O ICMS-ST corresponde à diferença entre o ICMS na operação final presumida e o ICMS próprio do substituto. Em termos práticos:
ICMS-ST = [Base presumida × Alíquota do estado de destino] − [ICMS próprio do substituto]
Preço de fábrica 1000. MVA 40. Base presumida 1400. Alíquota interna 18. ICMS final 252. ICMS próprio na saída 180. ICMS-ST a recolher 72.
Recolhimento
Operações internas
O substituto recolhe no estado de origem conforme o calendário local, utiliza códigos específicos de receita e informa na NF todos os campos de ST.
Operações interestaduais
Quando o destino adota ST para aquele produto e houver protocolo ou convênio, o substituto recolhe para o estado de destino via GNRE ou guia equivalente e envia a mercadoria com a comprovação de pagamento. Se não houver acordo, a responsabilidade pode ser do destinatário, por antecipação sem encerramento ou com encerramento, conforme a legislação do destino.
Ressarcimento e complemento
Como a base é presumida, a lei prevê mecanismos de ajuste. O contribuinte pode pleitear ressarcimento quando a operação final ocorrer com base menor do que a presumida ou em casos como devolução, perecimento, roubo e saída interestadual com imposto devido novamente. Muitos estados exigem complemento quando o preço final praticado ultrapassa a base presumida. O procedimento é documental e depende de cada regulamento: planilhas, cruzamento de EFD, notas de compra e venda e controles por item.
Devoluções e ajustes
Na devolução de mercadoria com ST, é possível recuperar a parcela de ICMS-ST proporcional. O documento de devolução deve referenciar a nota original, repetir as bases e indicar o valor de ST devolvido. O substituto pode se creditarem ajustes ou pedir restituição conforme o estado.
Setores frequentes
As cadeias mais comuns são combustíveis, bebidas, cigarros, autopeças, medicamentos, higiene e cosméticos, materiais de construção, lâmpadas e pilhas e produtos alimentícios específicos. A lista muda por estado e é atualizada por convênios e protocolos.
Impactos para empresas
- Antecipação do pagamento eleva a necessidade de capital de giro.
- Ressarcimentos demoram e exigem controles finos de estoque e vendas.
- Planejamento de compra e formação de preço devem considerar a ST.
- Cadastro por NCM e CEST atualizado.
- Tabelas de MVA, PMPF e alíquotas por estado.
- Integração entre comercial, fiscal e logística para gerar GNRE e destacar campos na NF.
- Conciliação mensal com a EFD ICMS IPI.
Boas práticas
- Mapear o mix de mercadorias com NCM e CEST e confirmar se estão sob ST em cada estado de atuação.
- Manter repositório de convênios, protocolos e decretos estaduais aplicáveis, com data de vigência.
- Revisar a composição da base de cálculo sempre que houver promoção, desconto financeiro, frete e seguros.
- Automatizar a rotina de ressarcimento e complemento com controles por item, lote e período.
- Validar GNRE e vincular o comprovante à NF de remessa interestadual.
- Treinar equipe para leitura de campos de ST na nota e para parametrização correta no ERP.
Quadro de referência rápida
Perguntas frequentes
Verifique o NCM e o CEST do item e consulte o regulamento do estado e os convênios do Confaz. A lista de mercadorias e os critérios de base variam por unidade federativa.
A MVA projeta o preço final por margem percentual. O PMPF usa preço médio pesquisado pelo estado. O edital da ST define qual base usar em cada mercadoria.
Em regra o substituto na origem recolhe para o destino via GNRE quando houver acordo para aquele produto. Sem acordo, a responsabilidade pode ser do destinatário por antecipação conforme o regulamento do destino.
Sim, nos casos previstos como devolução, perecimento, roubo, base presumida superior à efetiva e saída interestadual. O pedido exige documentação e conciliação com a EFD.
Em muitos estados quando o preço final de venda ao consumidor supera a base presumida usada na retenção. O cálculo e o prazo são definidos pelo regulamento local.
A NF do substituto deve conter base de cálculo da ST, MVA ou PMPF, alíquota interna do destino e valor do ICMS-ST. O substituído registra a entrada e não destaca ICMS nas saídas internas subsequentes do mesmo produto.
O substituto se credita do ICMS das entradas conforme a não cumulatividade e recolhe a diferença via ST. O substituído, em regra, não se credita do valor retido nas saídas ao consumidor dentro do estado.
Notas de compra e venda, planilhas de formação de preço, comprovantes de GNRE, EFD, controles de estoque e demonstrativos por item com apuração da diferença.
Base técnica
- Constituição Federal — autorização para substituição tributária e restituição do valor pago a maior.
- Lei Complementar 87 — regras gerais do ICMS com dispositivos sobre substituição, base de cálculo, ressarcimento e responsabilidade.
- Convênios e protocolos do Confaz — definição de mercadorias, MVA, PMPF, acordos interestaduais e obrigações correlatas.
- Regulamentos estaduais do ICMS — procedimentos de recolhimento, códigos de receita, GNRE, complemento e restituição.
- Ajustes SINIEF — campos da nota fiscal eletrônica e escrituração digital relacionados à ST.
Encerramento
Operar com ICMS-ST exige método. Quem domina classificação por NCM e CEST, mantém tabelas de MVA e PMPF atualizadas e concilia a EFD com as notas reduz o risco e melhora o preço. Em dúvidas sobre recolhimento para outro estado, confira o convênio e gere a GNRE antes do embarque. Ajustes de ressarcimento e complemento fazem parte do jogo: formalize, documente e trate mensalmente. Com disciplina fiscal, a ST deixa de ser um ponto de dor e vira vantagem competitiva.