Cobrança de Condomínio de Inadimplentes: Etapas Legais, Multas e Estratégias de Recuperação

Cobrança de condomínio de inadimplentes: visão geral e objetivos

A cobrança condominial precisa equilibrar sustentabilidade financeira do empreendimento, respeito aos direitos dos condôminos e estrita observância da base legal. A inadimplência compromete serviços essenciais (portaria, limpeza, manutenção, seguro, água, energia das áreas comuns) e aumenta o rateio para os adimplentes. Este guia prático organiza, em passos, procedimentos extrajudiciais e judiciais para recuperação de crédito, com atenção à comunicação, compliance e prova.

Natureza do crédito condominial e sujeitos responsáveis

As cotas têm natureza de obrigação propter rem, isto é, vinculada à unidade. O proprietário (ou o promitente comprador/possuidor) responde perante o condomínio pelas despesas ordinárias e extraordinárias aprovadas. Em transmissões da unidade, o adquirente pode ser cobrado por débitos pretéritos, assegurado o direito de regresso entre as partes do negócio. Em locação, o condomínio cobra do proprietário; eventual repasse ao inquilino decorre do contrato e não vincula o condomínio.

Prevenção, governança e comunicação

Política clara e previsível

O primeiro “procedimento” de cobrança começa antes do atraso: orçamento realista, previsão orçamentária aprovada em assembleia, fundo de reserva dimensionado e convenção/Regimento com regras sobre multas, juros, correção, descontos por pontualidade (quando aprovados) e etapas de cobrança.

Transparência e lembretes

Disponibilize boletos com antecedência, ofereça canais de atendimento e múltiplos meios de pagamento (PIX, cartão, débito automático). Envie lembretes amigáveis próximos ao vencimento e informe claramente consequências do atraso. A comunicação deve ser individualizada, sem exposição do condômino inadimplente em áreas comuns ou grupos públicos.

Procedimentos extrajudiciais de cobrança

1) Aviso de atraso (D+1 a D+5)

Confirme o contato do condômino e envie aviso escrito (e-mail, aplicativo, carta simples) com atualização do débito (cota, multa de até 2%, juros — usualmente 1% a.m., salvo convenção — e correção monetária prevista). Ofereça canal de negociação e prazos curtos para regularização espontânea.

2) Notificação formal (D+10 a D+20)

Persistindo o atraso, encaminhe notificação extrajudicial com memória de cálculo, identificação da unidade, período devido, encargos e base legal/convencional. A notificação pode ser com AR (aviso de recebimento) ou entregue pela administradora com protocolo. Registre todas as tentativas de contato para fins de prova.

3) Acordo e parcelamento

Quando deliberado em assembleia, preveja regras de parcelamento (entrada mínima, número de parcelas, encargos, cláusula de vencimento antecipado, confissão de dívida, manutenção da pontualidade das cotas vincendas). Formalize por escrito e homologue em ata quando conveniente. A impontualidade do acordo retoma o rito de cobrança.

4) Protesto e negativação

O condomínio pode protestar o débito em cartório (Lei nº 9.492/1997) e/ou incluir o inadimplente em cadastros de crédito (quando autorizado pela convenção/assembleia e respeitada a lei de proteção de dados), desde que o débito esteja liquidado e comprovado. Essas medidas aumentam a efetividade e frequentemente induzem ao pagamento rápido.

Procedimentos judiciais de cobrança

5) Execução de título extrajudicial

As despesas condominiais são título executivo extrajudicial (CPC, art. 784, X). Isso permite iniciar diretamente a execução, sem fase de conhecimento, desde que o condomínio junte: (i) convenção registrada, (ii) ata aprovando valores, (iii) planilha discriminada do débito (com cotas vencidas, multa, juros, correção e eventual fundo de reserva), (iv) comprovação de que o executado é o responsável (matrícula, compromisso de compra e venda, posse).

Na execução, após a citação, não havendo pagamento em 3 dias, o condomínio pode requerer penhora on-line (Sisbajud), veículos (Renajud), imóveis, frutos e rendimentos, além de honorários de 10% (art. 827, CPC). Há ainda possibilidade de protesto do pronunciamento judicial e medidas atípicas em hipóteses excepcionais (art. 139, IV, CPC), com cautela.

6) Ação de cobrança (procedimento comum)

Quando não houver documentos suficientes para a execução (p.ex., controvérsia sobre legitimidade passiva, ausência de convenção registrada), usa-se a ação de cobrança para reconhecer o débito, com posterior fase de cumprimento de sentença. É mais lenta que a execução, mas adequada a casos complexos.

7) Penhora do bem de família

A Lei nº 8.009/1990 autoriza a penhora do imóvel residencial por dívida de taxa condominial (art. 3º, IV). É medida extrema, geralmente adotada após frustração de penhoras de ativos financeiros, veículos e aluguéis. O leilão pode ser evitado com acordo até a assinatura do auto de arrematação.

8) Responsabilidade do possuidor e do adquirente

O condomínio pode dirigir a cobrança contra o proprietário atual ou contra o promitente comprador/possuidor que usufrui da unidade, a depender das provas disponíveis. Em aquisição de unidade com débitos, o adquirente responde pelos atrasados vinculados à coisa, cabendo regresso contra o vendedor conforme o contrato.

Encargos, atualização e cálculo do débito

Multa, juros e correção

A multa moratória por atraso é limitada a 2% (art. 1.336, §1º, CC). Os juros costumam ser de 1% ao mês, salvo disposição diversa na convenção. A correção monetária segue o índice previsto em convenção/ata (IGP-M, IPCA, INCC ou outro) ou o índice oficial adotado localmente. Todos os critérios devem estar documentados.

Honorários e custas

No ajuizamento, incidem custas conforme legislação estadual e honorários fixados inicialmente em 10% na execução (art. 827, CPC), podendo majorar na fase recursal. Em acordos, é prática destinar valor/percentual a título de honorários da assessoria jurídica/administradora, se aprovado.

Estrategías para reduzir inadimplência e aumentar efetividade

Gestão ativa e incentivos

Medidas como desconto por pontualidade (se aprovado), canais digitais de pagamento, faturamento recorrente, lembretes automáticos e acordos padronizados reduzem o índice de atraso. Reforçar a prestação de contas e a transparência de gastos melhora a adimplência.

Cobrança escalonada

O escalonamento (aviso → notificação → protesto/negativação → execução) cria previsibilidade. Defina prazos e limiares objetivos (p.ex., ajuizar após 2 ou 3 cotas em aberto) e aplique de forma uniforme, evitando discricionariedade e litígios por tratamento desigual.

Uso de tecnologia

Sistemas integrados geram planilhas e memórias de cálculo automáticas, disparam notificações e permitem guardar logs de comunicação (prova). Integre com meios de pagamento (PIX/boletos) e cadastros (para negativação conforme regras).

Limites na cobrança: o que não fazer

• Exposição vexatória do devedor em áreas comuns, grupos, elevadores ou assembleias (divulgue apenas números agregados).
• Restrições a serviços essenciais (água, gás central, elevador). Mesmo em caso de atraso, não se pode comprometer segurança, saúde e moradia.
• Multas abusivas acima de 2% ou juros sem previsão. Ajustes devem ser aprovados e respeitar a lei.
• Negativação sem respaldo: inclua apenas débitos líquidos, certos e exigíveis, com prova de comunicação prévia.

Passo a passo resumido para o síndico/administradora

1. Conferir a convenção, regimento e atas (critérios de juros, correção, descontos, parcelamento).
2. Atualizar planilha com débitos e encargos; emitir memória de cálculo.
3. Comunicar: aviso amigável e, em seguida, notificação formal com prazo.
4. Oferecer acordo padronizado e colher confissão de dívida, se cabível.
5. Em atraso relevante/contumaz, realizar protesto e/ou negativação (com autorização e requisitos).
6. Reunir documentos e ajuizar execução (CPC art. 784, X) com pedido de penhora on-line; avaliar outras constrições.
7. Se faltar documentação, mover ação de cobrança (conhecimento) para formar o título judicial.
8. Monitorar acordos, registrar comunicações e manter assembleia informada com indicadores.

Indicadores para gestão e assembleia

• Índice de inadimplência (% da receita prevista x recebida).
• Tempo médio de recuperação (dias entre vencimento e pagamento).
• Taxa de acordos cumpridos e quebra de acordo.
• Custos de cobrança (custas, honorários, cartório) x recuperação (efetividade).
• Impacto no rateio: quanto a inadimplência elevou a cota de adimplentes.

Pontos técnicos recorrentes

Posse x propriedade

Quem usa e frui a unidade responde pelas cotas ordinárias, ainda que não seja o proprietário formal, desde que demonstrada a posse (contratos, entrega de chaves, correspondências). O condomínio pode optar por cobrar de quem reúne melhores condições de pagamento e prova, sem prejuízo do regresso entre as partes.

Assembleias e legitimidade

Registre em ata os critérios de reajuste, a política de acordos, autorizações para protesto/negativação e a destinação de valores recuperados (fundo de reserva, redução de cota futura). Atas claras reduzem discussões judiciais.

Despesas ordinárias x extraordinárias

As ordinárias garantem a manutenção cotidiana (salários, consumo, limpeza), enquanto as extraordinárias incluem obras estruturais, benfeitorias e melhorias. Ambas podem ser objeto de cobrança se aprovadas, mas esclareça sempre a natureza para facilitar acordos e evitar impugnações.

Conclusão: efetividade com legalidade e prova

O sucesso na cobrança de inadimplentes depende de três pilares: (i) documentação robusta (convenção/atas, planilhas, comunicações), (ii) procedimento escalonado e uniforme (aviso, notificação, acordo, protesto/negativação, execução) e (iii) transparência na gestão, com indicadores que demonstrem aos adimplentes a boa administração dos recursos. Respeitar limites legais — multa de até 2%, preservação de serviços essenciais, observância da LGPD e vedação a constrangimentos — reduz litígios e aumenta a taxa de recuperação. Em casos complexos (disputas de propriedade, grande passivo, risco de leilão), a assessoria jurídica especializada e a deliberação assemblear são fundamentais para proteger o caixa do condomínio e, ao mesmo tempo, preservar a convivência entre vizinhos.

Guia rápido — Cobrança de condomínio de inadimplentes

• Base legal: Código Civil (arts. 1.331–1.358), CPC/2015 (art. 784, X), Lei 8.009/1990 (penhora do bem de família), Lei 4.591/1964 e convenção condominial.
• Natureza da dívida: obrigação propter rem — o débito acompanha o imóvel e pode ser cobrado do proprietário ou possuidor.
• Prescrição: 5 anos para cobrança de cotas vencidas (art. 206, §5º, I, CC).
• Responsáveis: proprietário, promitente comprador ou possuidor; o inquilino só responde internamente ao locador.
• Encargos: multa de até 2%, juros de 1% a.m. (ou conforme convenção) e correção monetária pelo índice definido em assembleia.
• Prevenção: orçamento realista, comunicação clara, envio de boletos antecipados e lembretes de vencimento.
• Etapas extrajudiciais:
  • Aviso de atraso (D+1 a D+5) — cobrança amigável.
  • Notificação formal (D+10 a D+20) — detalhar valores, encargos e prazo.
  • Proposta de acordo ou parcelamento — formalizar em ata ou termo de confissão.
  • Protesto e negativação — permitidos com base em deliberação assemblear.
• Provas e documentos: convenção registrada, atas de aprovação, planilha discriminada do débito, notificações com protocolo, matrícula do imóvel, contrato e comprovação de posse.
• Procedimentos judiciais:
  • Execução de título extrajudicial — com convenção, ata e planilha detalhada.
  • Ação de cobrança — quando há controvérsia sobre legitimidade ou documentos incompletos.
  • Penhora do bem de família — possível para dívida condominial (Lei 8.009/1990).
• Cuidados legais: não expor devedores, não restringir serviços essenciais, respeitar limites de multa/juros e a LGPD nos dados pessoais.
• Dicas práticas: padronize o fluxo de cobrança, mantenha assembleia informada, registre todas as comunicações e use sistemas digitais para cálculo e rastreio.
• Gestão eficiente: implemente acordos escalonados, incentivos à pontualidade, relatórios periódicos e política de transparência financeira.
• Indicadores essenciais: taxa de inadimplência, recuperação de crédito, custo de cobrança, tempo médio de recebimento e impacto nas cotas dos adimplentes.

FAQ — Cobrança de condomínio de inadimplentes (sem acordeão)

Quem é o responsável pelo pagamento das cotas condominiais?

As despesas condominiais são obrigação propter rem, vinculadas à unidade. Em regra, o proprietário responde perante o condomínio, mas o possuidor/promitente comprador também pode ser demandado quando há prova da posse e fruição da unidade. A cobrança não se faz diretamente contra o inquilino, salvo previsão contratual entre locador e locatário (que não vincula o condomínio).

Qual é o prazo de prescrição para cobrar cotas em atraso?

O prazo é, em regra, de 5 anos para cada parcela vencida. Recomenda-se planilha que discrimine competências, multa, juros e correção para preservar a exigibilidade de cada período.

Quais encargos podem ser aplicados ao atraso?

Multa de até 2% sobre a parcela, juros (usualmente 1% ao mês, salvo o que constar na convenção/ata) e correção monetária pelo índice aprovado. Encargos superiores aos limites legais ou sem aprovação assemblear podem ser discutidos judicialmente.

É possível protestar o débito ou negativar o condômino?

Sim. O condomínio pode protestar a dívida (título certo, líquido e exigível) e, observadas as formalidades e a LGPD, incluir o devedor em cadastros de crédito, preferencialmente com autorização na convenção/ata e comunicação prévia documentada.

O condomínio pode restringir uso de áreas ou serviços ao inadimplente?

É vedada a restrição de serviços essenciais (água, gás central, elevador) e qualquer exposição vexatória. Regras sobre áreas de lazer devem ser analisadas com cautela, à luz da convenção, do princípio da razoabilidade e da jurisprudência local.

Quando ajuizar execução em vez de ação de cobrança?

Havendo documentação completa — convenção registrada, ata que aprovou valores e planilha do débito — a despesa condominial é título executivo extrajudicial, permitindo execução direta (mais célere). Na falta de algum requisito ou existindo controvérsia relevante (p.ex., legitimidade), opta-se pela ação de cobrança (procedimento comum).

O bem de família pode ser penhorado por dívida de condomínio?

Sim. Apesar da proteção do bem de família, a lei admite penhora do imóvel residencial por dívida de taxas condominiais. Trata-se de medida extrema, geralmente após frustração de bloqueios de ativos e outras constrições.

Como estruturar um acordo ou parcelamento válido?

Formalize termo escrito com: confissão de dívida, número de parcelas, encargos (multa, juros, correção), vencimento antecipado por atraso, manutenção das cotas vincendas em dia e previsão de honorários/custas quando aplicável. A aprovação em assembleia ou previsão na convenção dá maior segurança.

Quais documentos fortalecem a cobrança em juízo?

Convenção registrada, atas de aprovação, memória de cálculo por competência, comprovação de legitimidade (matrícula/contratos), notificações com protocolo/AR, registros de comunicação em aplicativo/e-mail e comprovantes de despesas e prestação de serviços.

Quais cuidados de compliance o síndico deve observar?

Evitar constrangimento público, obedecer limite de multa e critérios de juros/correção aprovados, tratar dados pessoais conforme a LGPD, arquivar provas das comunicações e aplicar as medidas de forma uniforme e proporcional.

Base técnica (fontes legais e normativas)

• Código Civil: arts. 1.331–1.358 (condomínio edilício); art. 1.336, I e §1º (dever de contribuir; multa até 2%); art. 206, §5º, I (prescrição quinquenal).
• CPC/2015: art. 784, X (despesas condominiais como título executivo extrajudicial); arts. 824 e seguintes (execução); art. 827 (honorários na execução); art. 139, IV (medidas executivas atípicas, com cautela).
• Lei nº 8.009/1990 (bem de família): art. 3º, IV (exceção para dívida condominial).
• Lei nº 4.591/1964 (condomínio em edificações): regras complementares à convenção/assembleia.
• Lei nº 9.492/1997 (protesto de títulos) e normas cartorárias locais.
• Lei nº 13.709/2018 (LGPD): tratamento de dados pessoais na cobrança e negativação.
• Convenção e Regimento Interno do condomínio; atas de assembleia que aprovam valores, índices de correção, parcelamentos e autorizações para protesto/negativação.