Aviso de privacidad por capas Reglas de redacción y estructura legal
El aviso de privacidad por capas simplifica la información legal y mejora la experiencia de usuario sin sacrificar el cumplimiento normativo.
La transparencia en la protección de datos suele chocar con la realidad de las pantallas pequeñas y la falta de atención del usuario. Lo que sale mal en la vida real es el “muro de texto”: avisos legales interminables que nadie lee y que, paradójicamente, incumplen la norma al ser incomprensibles. Cuando un usuario se enfrenta a un formulario de registro y ve 30 páginas de condiciones, su reacción natural es aceptar sin mirar o abandonar la página. En ambos casos, el cumplimiento es una farsa.
El tema se vuelve confuso porque el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) exige que la información sea “concisa, transparente, inteligible y de fácil acceso”. ¿Cómo se logra esto si la ley obliga a incluir siete puntos distintos (responsable, finalidad, derechos, etc.)? La respuesta es la técnica de las “capas”. Sin embargo, muchas empresas fallan al implementar la primera capa, dejándola incompleta o escondiéndola en un enlace roto, lo que invalida el consentimiento obtenido.
Este artículo aclarará cómo estructurar un aviso de privacidad multinivel efectivo. Exploraremos la lógica de la “información básica” (Capa 1) frente a la “información adicional” (Capa 2), los checklists para validar que no falta ningún ingrediente legal y el flujo práctico para diseñar avisos que protejan a la empresa y respeten el tiempo del usuario.
Claves del Aviso por Capas:
- Inmediatez: La Capa 1 debe estar visible en el mismo momento y lugar donde se recogen los datos (formulario).
- Resumen Ejecutivo: No es un enlace a la política, es un cuadro resumen con los datos esenciales (Quién, Para qué, Por qué).
- Acceso Directo: Debe haber un enlace claro (“+Info” o “Ver Política Completa”) que lleve a la Capa 2 detallada.
- Lenguaje Claro: Evitar jerga legal en la primera capa. Usar términos como “Gestionar tu pedido” en lugar de “Ejecución contractual”.
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En este artículo:
Última actualización: 24 de octubre de 2023.
Definición rápida: Método de presentación de la información de privacidad que divide el contenido en dos niveles: uno básico y resumido (Capa 1) y otro detallado y completo (Capa 2), para facilitar su comprensión.
A quién aplica: Responsables del tratamiento con presencia online (webs, apps) o formularios físicos, que deben informar a los interesados (usuarios, clientes, empleados).
Tiempo, costo y documentos:
- Implementación: Requiere rediseño de formularios web (UX/UI).
- Costo: Bajo si se hace internamente; evita sanciones graves.
- Documentos: Textos legales adaptados para la Capa 1 y la Política de Privacidad completa (Capa 2).
Puntos que suelen decidir disputas:
Further reading:
- Visibilidad: ¿Estaba la información visible sin necesidad de hacer scroll o clic?
- Completitud: ¿Faltaba algún elemento esencial (como la identidad del responsable) en el resumen?
Guía rápida sobre redacción por capas
- Identifica la Capa 1: Es el texto corto que acompaña al formulario. Debe responder: ¿Quién eres? ¿Qué harás con los datos? ¿Por qué es legal? ¿A quién se los darás? ¿Qué derechos tengo?
- Estructura Tabular: La AEPD recomienda usar una tabla con dos columnas: Título (ej. “Responsable”) y Contenido (ej. “Mi Empresa S.L.”). Es limpio y escaneable.
- Enlaza a la Capa 2: Cada apartado del resumen puede tener un enlace a la sección correspondiente de la política completa, o un enlace general al final.
- Medios Físicos: En formularios de papel, la Capa 1 se imprime al pie de la firma, y la Capa 2 se pone en el reverso o se indica una URL/QR para consultarla.
- Apps Móviles: Usa pop-ups o pantallas intermedias durante la instalación para mostrar la Capa 1 antes de pedir permisos.
Entender el aviso por capas en la práctica
El enfoque por capas nace del pragmatismo. Nadie lee textos legales largos en un móvil. La Capa 1 (Información Básica) actúa como un “semáforo de privacidad”: permite al usuario ver de un vistazo si hay algo raro (ej. cesión de datos a terceros desconocidos) sin tener que bucear en la política completa. Si la Capa 1 es honesta y clara, genera confianza inmediata.
La Capa 2 (Información Adicional) es el lugar para la precisión jurídica. Aquí es donde se detallan los plazos de conservación (“5 años según la Ley General Tributaria”), las medidas de seguridad técnicas, las transferencias internacionales con sus garantías (SCCs) y los detalles de contacto del DPO. Ambas capas deben ser coherentes: no puedes decir “No cedemos datos” en la Capa 1 y luego listar 50 socios comerciales en la Capa 2. Esa contradicción es sancionable.
Elementos Obligatorios de la Primera Capa (Art. 11 LOPDGDD):
- Identidad del Responsable: Nombre comercial o razón social.
- Finalidad del Tratamiento: Descripción sencilla (ej. “Enviar newsletter semanal”).
- Legitimación: Base jurídica (ej. “Tu consentimiento”).
- Destinatarios: Si los hay (ej. “No se ceden datos salvo obligación legal”).
- Derechos: Mencionar “Acceder, rectificar y suprimir los datos, así como otros derechos…”.
- Procedencia: (Solo si los datos no vienen del interesado).
Ángulos legales y prácticos que cambian el resultado
El diseño visual (Legal Design) es clave. Un texto en gris claro sobre fondo blanco, en letra tamaño 8, incumple el principio de transparencia aunque el contenido sea correcto. La Capa 1 debe ser legible. En entornos de voz (asistentes virtuales), la Capa 1 debe ser auditiva (“Hola, soy Alexa, grabaré esto para mejorar el servicio, puedes ver más en la app”).
Para la recogida de datos telefónica (Call Centers), la Capa 1 se locuta (“Le informamos que sus datos serán tratados por X para Y… pulse 1 para más información legal”). La Capa 2 se facilita enviando un SMS o email con el enlace a la política completa o indicando dónde encontrarla en la web.
Caminos viables que las partes usan para resolver
Una práctica común es usar iconos estandarizados (aún no aprobados oficialmente por la UE, pero útiles). Un icono de un ojo tachado para “No compartimos datos”, un reloj para “Conservación limitada”, etc. Esto refuerza la Capa 1.
En formularios complejos con múltiples finalidades (ej. registro + newsletter + cesión a terceros), se pueden usar casillas de verificación por capas. Una casilla general para aceptar la política (necesaria para el registro) y casillas adicionales no pre-marcadas para las finalidades opcionales, cada una con su breve explicación.
Aplicación práctica: Redactando la Primera Capa
Vamos a construir una Primera Capa real para un formulario de suscripción a un boletín.
- Responsable: “TechSolutions S.L.” (No hace falta poner el NIF ni la dirección completa aquí, eso va a la Capa 2).
- Finalidad: “Enviarte nuestro boletín de noticias quincenal y ofertas exclusivas.” (Sé específico, no digas “gestión comercial”).
- Legitimación: “Tu consentimiento al marcar la casilla.”
- Destinatarios: “Usamos Mailchimp como plataforma de envío (EEUU).” (La transparencia sobre proveedores internacionales es vital).
- Derechos: “Tienes derecho a acceder, rectificar y suprimir tus datos en privacidad@techsolutions.com.”
- Información Adicional: “Consulta la información detallada en nuestra [Política de Privacidad].” (Enlace clicable).
Detalles técnicos y actualizaciones relevantes
La AEPD vigila especialmente la “fatiga del consentimiento”. Si la Capa 1 es engañosa o demasiado larga, el consentimiento puede considerarse viciado. La información debe ser “concisa”, lo que significa economía de palabras.
- Formato Tabla: Es el estándar recomendado por la AEPD en su guía. Facilita la lectura rápida.
- Enlaces Rotos: Un error técnico común es que el enlace a la “Información Adicional” lleve a una página 404 o a la home. Esto es sancionable.
- Móvil Primero: En pantallas pequeñas, la Capa 1 puede estar colapsada en un acordeón (“Ver información legal”) siempre que sea muy visible y fácil de desplegar antes de enviar.
- Cookies: El banner de cookies es, en esencia, una Capa 1 específica para rastreadores. Debe seguir la misma lógica (resumen + enlace a configuración).
- Vídeovigilancia: El cartel amarillo en la pared es la Capa 1. Debe tener los datos esenciales. La Capa 2 suele ser un impreso disponible en recepción.
Estadísticas y lectura de escenarios
La adopción del aviso por capas ha mejorado la comprensión, pero muchas PYMES aún se resisten por desconocimiento o limitaciones técnicas de sus CMS.
Efectividad del Aviso por Capas:
80% — Lectura: Usuarios que leen el resumen (Capa 1) frente al 1% que lee la política completa.
60% — Confianza: Incremento en la tasa de conversión cuando la información legal es clara y visible.
30% — Sanciones: Multas relacionadas con defectos en el deber de información (Capa 1 incompleta).
Cambios Antes/Después de Implementar Capas:
- Confusión → Claridad: El usuario sabe quién trata sus datos en 5 segundos.
- Riesgo → Cumplimiento: Se cumple el art. 11 LOPDGDD, blindando la recogida de datos.
- Abandono → Retención: Menos usuarios abandonan el formulario por desconfianza legal.
Puntos Monitorizables:
- Tasa de Apertura de Capa 2: ¿Cuántos usuarios hacen clic en “+Info”? (Suele ser bajo, pero debe ser >0).
- Quejas: Reducción de emails preguntando “¿de dónde sacasteis mi correo?”.
Ejemplos prácticos: Capa 1 Bien vs Mal hecha
“Al hacer clic aceptas nuestra Política de Privacidad.” (Y la palabra Política es un enlace). Error: No informa de nada. Obliga al usuario a hacer clic y leer un texto largo para saber quién es el responsable o para qué se usarán los datos. Es opaco.
Un cuadro gris bajo el formulario con: “Resp: Tienda Online S.L. | Fin: Gestionar tu compra. | Legit: Contrato. | Dest: Transportistas. | Dchos: Acceso, rectificación… | +Info: Aquí.” Acierto: Toda la información crítica está ahí, sin clics, transparente y legal.
Errores comunes en avisos por capas
Omitir Responsable: Poner “La Empresa” o el logo, pero no la Razón Social. El usuario debe saber jurídicamente a quién cede sus datos.
Finalidad Genérica: Usar “fines comerciales” para todo. Hay que distinguir entre “envío de pedido” y “envío de publicidad”.
Esconder la Capa 1: Ponerla solo en el Aviso Legal y no en cada formulario de contacto. La información debe darse antes de recabar el dato.
No Enlazar Capa 2: Dar el resumen pero no facilitar el acceso directo al detalle, dejando al usuario a medias.
FAQ sobre avisos de privacidad por capas
¿Es obligatorio usar el sistema de capas?
En España, el artículo 11 de la LOPDGDD lo establece como la forma preferente y recomendada para cumplir el deber de información, especialmente en entornos digitales.
No hacerlo complica mucho cumplir con el requisito de “concisión” del RGPD sin abrumar al usuario.
¿Qué pasa si no me cabe toda la información en el formulario?
Esa es precisamente la ventaja de las capas. En el formulario (Capa 1) solo pones lo esencial muy resumido. El detalle va a la Capa 2 (página aparte).
Si aún así es mucho texto, usa un enlace desplegable o un icono de información (tooltip) que muestre el resumen al pasar el ratón.
¿Puedo usar la misma Capa 1 para todos los formularios?
No siempre. La finalidad cambia. En el formulario de “Trabaja con nosotros”, la finalidad es “Selección de personal”. En el de “Contacto”, es “Atender tu consulta”.
Debes adaptar el apartado de “Finalidad” y “Legitimación” a cada contexto específico de recogida.
¿La Capa 1 sustituye al consentimiento?
No. La Capa 1 informa. El consentimiento se da mediante una acción afirmativa (marcar una casilla, hacer clic en enviar).
La información (Capa 1) es un requisito previo para que el consentimiento sea válido (informado).
¿Cómo lo hago en papel?
Imprime el cuadro resumen (Capa 1) al final del formulario, justo antes de la firma. Añade una línea: “Puede consultar la información adicional en el reverso / en nuestra web www…”
Asegúrate de que la letra sea legible (no “letra pequeña” imposible de leer).
¿Debo incluir los plazos de conservación en la Capa 1?
No es estrictamente necesario si falta espacio, ya que se considera “información adicional” que puede ir en la Capa 2. Pero si es un dato relevante para el usuario, es buena práctica incluirlo.
¿Qué ocurre con las redes sociales?
En tu perfil de empresa, la red social impone su estructura. Intenta usar el apartado de “Información” o “Biografía” para poner un enlace a tu Política de Privacidad (Capa 2).
La red social actúa como corresponsable en muchos casos, y ellos proveen su propia Capa 1.
¿La Capa 1 debe estar traducida?
Sí. Si tu web está en inglés, la información legal debe estar en inglés. El usuario debe entender lo que lee.
Mezclar idiomas (formulario en inglés, legal en español) genera confusión y puede invalidar el consentimiento.
¿Puedo copiar el texto de la AEPD?
Puedes usar la estructura y los títulos de ejemplo de la AEPD, pero debes rellenar el contenido con TUS datos reales.
Copiar una política ajena es un error grave porque no reflejará tu realidad (tus proveedores, tus finalidades).
¿Qué pasa si cambio de proveedor de email marketing?
Debes actualizar la Capa 2 (Política detallada) donde se listan los destinatarios o transferencias internacionales.
Si la Capa 1 decía “No se ceden datos” y el nuevo proveedor implica una cesión relevante, deberías actualizar también la Capa 1 para mantener la transparencia.
Referencias y próximos pasos
- Rediseño de Formularios: Habla con tu desarrollador web para integrar la tabla informativa en el footer de cada formulario.
- Revisión de Textos: Adapta el lenguaje jurídico a un tono claro y directo para la Capa 1.
- Link Building Interno: Asegúrate de que los enlaces “Ver más” funcionan y llevan al ancla exacta de la política.
Lectura relacionada:
- Guía para el cumplimiento del deber de informar de la AEPD.
- Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD), Artículo 11.
- Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), Artículos 13 y 14.
- Ejemplos de cláusulas informativas de la AEPD.
Base normativa y jurisprudencial
El sistema de capas se fundamenta en el artículo 11 de la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD), que desarrolla el principio de transparencia del artículo 12 del RGPD. La AEPD ha validado este modelo como la mejor práctica para evitar la fatiga informativa y garantizar un consentimiento verdaderamente informado.
Consideraciones finales
El aviso de privacidad por capas es la solución elegante a un problema complejo: cómo ser legalmente exhaustivo sin ser aburrido. Al separar lo urgente (Capa 1) de lo importante (Capa 2), cumples con la ley y respetas la inteligencia y el tiempo de tus usuarios.
Implementar esto no es solo una cuestión de evitar multas; es una declaración de principios. Dice “no tengo nada que esconder” y “quiero que entiendas lo que hacemos”. En la economía de la confianza, esa claridad vale oro.
Punto clave 1: La Capa 1 debe estar visible antes de enviar el formulario, no escondida en un enlace.
Punto clave 2: La coherencia entre Capa 1 y Capa 2 es vital; no prometas privacidad total en el resumen si luego compartes datos.
Punto clave 3: Adapta el lenguaje al usuario; la jerga legal déjala para la Capa 2.
- Revisa tus formularios hoy: ¿tienen el cuadro resumen?
- Prueba los enlaces a la política completa.
- Lee tu Capa 1 en voz alta: ¿se entiende?
Este contenido es solo informativo y no sustituye el análisis individualizado de un abogado habilitado o profesional calificado.