Conservación de datos por tipo y plazos

Definir plazos por tipo de dato reduce exposición y facilita cumplir ante auditorías y reclamaciones.

La retención de datos suele fallar por exceso: se guarda “por si acaso”, sin criterio, y luego es difícil justificar por qué sigue ahí.

Cuando llega una solicitud de acceso, una inspección o un incidente, la falta de política por tipo de dato se convierte en una exposición evitable y costosa.

Guía rápida sobre conservación de datos

• Consiste en fijar plazos de conservación y criterios de borrado por cada tipo de dato y finalidad.
• El problema aparece cuando se mezclan finalidades, no hay inventario, o se confunde “archivo” con “uso activo”.
• El eje es la relación entre finalidad, base legal y necesidad real de mantener el dato.
• Ignorarlo incrementa exposición en inspecciones, reclamaciones y respuesta a incidentes.
• El camino básico es: inventario, matriz de retención, controles de borrado y evidencias de cumplimiento.

Entendiendo conservación de datos en la práctica

Una política de retención no es un documento genérico: es una regla operativa que conecta tipos de datos con plazos, responsables y acciones automáticas.

Funciona mejor cuando se diferencia entre datos “en uso” (operativos) y datos “en archivo” (bloqueados o limitados), con acceso restringido.

• Tipo de dato: identificación, contacto, facturación, salud, geolocalización, logs, imágenes.
• Finalidad: prestación del servicio, soporte, marketing, seguridad, cumplimiento legal.
• Plazo: regla temporal y el momento de inicio del cómputo.
• Acción: borrado, anonimización, seudonimización, archivo limitado.
• Evidencia: registro del borrado y trazabilidad de la regla aplicada.

Aspectos jurídicos y prácticos de conservación

El principio de limitación del plazo exige conservar solo el tiempo necesario para la finalidad declarada, y revisar si el dato sigue siendo necesario.

Cuando existe obligación legal o necesidad de defensa ante reclamaciones, suele aplicarse una conservación “bloqueada” o con acceso restringido, evitando usos nuevos.

• Obligación legal: plazos impuestos por normativa sectorial, fiscal, laboral u otras.
• Interés legítimo: seguridad, prevención de fraude, defensa ante reclamaciones, con evaluación y límites.
• Contrato: conservación durante la relación y un tiempo razonable para gestión de incidencias.
• Consentimiento: se conserva mientras esté vigente y se pueda demostrar, con retirada efectiva.

Diferencias importantes y caminos posibles en retención

En la práctica, suele haber dos capas: una retención operativa (necesaria para el servicio) y una retención de archivo (limitada para obligaciones o defensa).

• Borrado: eliminación definitiva cuando no hay necesidad ni base para conservar.
• Anonimización: mantiene valor estadístico sin identificar, si está bien aplicada.
• Seudonimización: reduce exposición, pero sigue siendo dato personal si es reversible.
• Archivo limitado: acceso restringido y uso solo para la finalidad que lo justifica.

Caminos típicos: (1) ajuste por procesos internos con controles técnicos, (2) reorganización documental con archivo limitado, (3) corrección tras auditoría con plan de remediación y evidencias.

Aplicación práctica de retención en casos reales

Los problemas aparecen con frecuencia en CRM, sistemas de tickets, correos compartidos, carpetas en la nube y copias locales no controladas.

Los más afectados suelen ser áreas con alto volumen de datos: marketing, atención al cliente, recursos humanos y seguridad, por acumulación y reutilizaciones internas.

La prueba relevante suele incluir: inventario de tratamientos, matriz de plazos, logs de borrado, políticas internas, contratos con encargados y registros de solicitudes.

1. Inventariar tipos de datos y sistemas donde residen (incluyendo copias y exportaciones).
2. Asignar finalidad y base legal a cada conjunto, definiendo el inicio del cómputo del plazo.
3. Definir acción al vencimiento: borrado, anonimización o archivo limitado con accesos.
4. Implementar controles: reglas automáticas, revisiones periódicas y excepciones justificadas.
5. Conservar evidencias: registros de ejecución, reportes y trazabilidad para auditorías.

Detalles técnicos y actualizaciones relevantes

Una política sólida suele traducirse en una matriz técnica: sistema, campo, categoría, plazo, evento de inicio, acción y responsable.

Es importante cubrir áreas olvidadas: backups, registros de acceso, herramientas de analítica, almacenamiento de correos y adjuntos, y dispositivos de empleados.

• Backups: definir ventana de retención y cómo se gestiona el borrado lógico o rotación.
• Logs: limitar retención y acceso, documentando finalidad de seguridad.
• Archivos compartidos: reglas de etiquetado y limpieza con revisiones programadas.
• Encargados: asegurar que aplican plazos y entregan evidencia cuando corresponde.

Ejemplos prácticos de retención por tipo de dato

Ejemplo 1 (más detallado): una empresa de servicios usa CRM y tickets. Conserva datos de clientes activos para prestación y soporte, pero define que, tras la baja, se archiva el expediente con acceso restringido para defensa ante reclamaciones y obligaciones aplicables. Documenta la regla con una matriz por campos (identificación, facturación, historial de incidencias), fija el evento de inicio (fecha de baja/cierre de ticket) y automatiza borrados de notas internas no necesarias. En una inspección, acredita la política con evidencias de ejecución y muestra que el archivo no se usa para finalidades nuevas.

Ejemplo 2 (más breve): un ecommerce reduce retención de formularios de contacto y marketing, eliminando registros sin interacción tras un periodo definido, manteniendo solo evidencias mínimas del consentimiento y logs de seguridad con acceso limitado.

Errores frecuentes en políticas de retención

• Guardar datos sin vincularlos a una finalidad concreta y verificable.
• No definir el evento que inicia el cómputo del plazo de conservación.
• Olvidar backups, exportaciones, adjuntos y carpetas compartidas.
• No ejecutar borrados o no conservar evidencia de la ejecución.
• Aplicar el mismo plazo a todo, ignorando categorías y sensibilidad.
• Reutilizar datos archivados para finalidades nuevas sin base y sin información.

FAQ sobre conservación de datos

¿Qué significa definir retención por tipo de dato?

Implica asignar a cada categoría de datos un plazo y una acción al vencimiento, basados en la finalidad y la base legal. También exige definir cuándo empieza a contar ese plazo y cómo se evidencia el cumplimiento.

¿Qué áreas suelen tener más problemas de retención?

Marketing, CRM, soporte y recursos humanos suelen acumular historiales largos, adjuntos y copias dispersas. También seguridad y TI por logs y backups sin reglas claras de ventana y acceso.

¿Qué documentos ayudan a justificar una política en una inspección?

Inventario de tratamientos, matriz de retención, procedimientos de borrado/archivo limitado, evidencias de ejecución (logs/reportes) y cláusulas con encargados. También registros de solicitudes y controles de acceso.

Fundamentación normativa y jurisprudencial

El marco general exige limitar la conservación al tiempo necesario para la finalidad del tratamiento, y adoptar medidas que impidan usos no previstos cuando se conserva por obligaciones o defensa. En la práctica, esto se traduce en plazos definidos, archivo limitado y control de accesos.

Las autoridades suelen valorar positivamente políticas concretas y ejecutables, con trazabilidad: no basta con “plazos orientativos”. También tienden a cuestionar la conservación indefinida basada en criterios vagos como “interés comercial” sin límites y sin justificación.

En revisión de actuaciones, se observa que los incumplimientos más habituales están relacionados con conservación excesiva, falta de evidencia de borrado y reutilizaciones internas no alineadas con la finalidad original.

Consideraciones finales

Una política de retención por tipo de dato reduce exposición y mejora la respuesta ante solicitudes, inspecciones e incidentes, porque permite justificar con claridad qué se conserva y por qué.

La clave práctica es traducir la política a reglas operativas: evento de inicio, plazos, acción al vencimiento, controles técnicos y evidencias verificables.

Este contenido tiene carácter meramente informativo y no sustituye el análisis individualizado del caso concreto por abogado o profesional habilitado.